Regulamin pracy – kto musi go mieć, co zawiera i kiedy wchodzi w życie

Regulamin pracy to wewnętrzne „zasady gry” w firmie: godziny pracy, termin wypłaty, pora nocna, sposób potwierdzania obecności, kary porządkowe. Musi go mieć pracodawca zatrudniający co najmniej 50 osób, a wchodzi w życie 2 tygodnie po ogłoszeniu. Przed pierwszym dniem pracy pracodawca ma obowiązek cię z nim zapoznać.

• Kto musi mieć regulamin pracy
• Co jest w regulaminie pracy
• Jak powstaje i kiedy zaczyna obowiązywać
• A jeśli w firmie nie ma regulaminu?
• Na co uważać

⇑Kto musi mieć regulamin pracy

Regulaminu nie trzeba, jeśli te same sprawy reguluje układ zbiorowy pracy obowiązujący w firmie.

⇑Co jest w regulaminie pracy

• organizacja pracy, zasady przebywania na terenie firmy, wyposażenie w narzędzia, odzież robocza i środki ochrony,
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe,
• pora nocna (8 godzin między 21.00 a 7.00),
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
• wykazy prac zakazanych młodocianym i kobietom oraz prac dozwolonych młodocianym,
• obowiązki BHP i przeciwpożarowe, w tym sposób informowania o ryzyku zawodowym,
• sposób potwierdzania obecności w pracy i usprawiedliwiania nieobecności,
• informacja o karach porządkowych.

W regulaminie pracodawca może też określić zasady kontroli trzeźwości. Od 5 listopada 2026 r. regulamin będzie musiał zawierać także zasady, procedury i częstotliwość działań przeciwko mobbingowi, dyskryminacji i naruszaniu godności pracowników – chyba że firma ma na to osobny regulamin. Pracodawcy, którzy już mają regulamin pracy, będą musieli go dostosować do 5 maja 2027 r.

⇑Jak powstaje i kiedy zaczyna obowiązywać

Regulamin ustala pracodawca w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Jeśli się nie porozumieją w ustalonym terminie albo w firmie nie ma związku, pracodawca ustala go sam.

Regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w firmie (np. mailem, w intranecie, na tablicy ogłoszeń). Tak samo jest przy jego zmianach.

Każdego nowego pracownika pracodawca musi zapoznać z regulaminem przed dopuszczeniem do pracy. Zwykle potwierdzasz to podpisem lub w systemie kadrowym – przeczytaj go, bo od tej chwili musisz go przestrzegać.

⇑A jeśli w firmie nie ma regulaminu?

W mniejszej firmie bez regulaminu pracodawca przekazuje ci te informacje w inny sposób: w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy informuje cię m.in. o terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłaty, porze nocnej oraz sposobie potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności.

⇑Na co uważać

• Regulamin nie może być dla ciebie mniej korzystny niż Kodeks pracy i inne ustawy. Gorszy zapis jest nieważny i stosuje się przepisy.
• Regulamin nie może wymyślać własnych kar. Kodeks zna tylko upomnienie, naganę i – za ściśle określone przewinienia (m.in. naruszenie BHP, nieusprawiedliwioną nieobecność, alkohol w pracy) – karę pieniężną z ustawowym limitem. Zapis w rodzaju „100 zł za każde spóźnienie” budzi więc poważne wątpliwości – zapytaj o niego w PIP.
• Regulamin podaje się do wiadomości wszystkim pracownikom. Jeśli nie wiesz, gdzie jest aktualna wersja, zapytaj w kadrach.

Gdy masz wątpliwości, czy regulamin w twojej firmie jest zgodny z prawem, zapytaj bezpłatnie w PIP: 801 002 006 lub 459 599 000.

Podstawa prawna: art. 9, 18, 22¹ᶜ § 10, 29 § 3, 94³ᵃ, 104–104³ Kodeksu pracy (tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 1245) – Kodeks pracy w ISAP; art. 4 ustawy z 19 czerwca 2026 r. (Dz.U. 2026 poz. 1046).

⇑Źródła

• Przesłanki wejścia w życie regulaminu pracy – OIP Olsztyn, Państwowa Inspekcja Pracy
• Mobbing i dyskryminacja w miejscu pracy – nowe przepisy – Państwowa Inspekcja Pracy
• Zadzwoń i uzyskaj poradę – Państwowa Inspekcja Pracy