Rozwój biznesowy w firmach

Jak uniknąć problemów, które mogą się pojawić podczas wzrostu firmy, zarówno skokowego, jak i organicznego, radzi przedsiębiorcom Anna Wiącek, associate partner w firmie doradczej Goldenberry.

Przemyśl wszystko na nowo

Strategia, organizacja, technologia i zarządzanie przedsiębiorstwem to podstawowe obszary, na które należy zwrócić uwagę w procesie świadomego rozszerzania działalności. - Wszystkie te elementy łącznie pozwalają na skuteczną transformację od mikrofirmy do małego czy średniego przedsiębiorstwa. Jednym z pierwszych symptomów niedojrzałości firmy w fazie wzrostu jest działanie w sposób intuicyjny, bez przemyślanej strategii – mówi Anna Wiącek z Goldeneberry. Z obserwacji jej firmy, która współpracuje z wieloma dużymi przedsiębiorstwami przy projektach rozwojowych wynika, że w ogromnej większości tych, które rozwijały się od bardzo małych organizacji, brakuje przemyślanej i jasnej strategii rozwoju, która by wskazywała kluczowe kierunki działania. - Bez stworzenia strategicznego planu na minimum trzy lata do przodu, w którym określone zostaną główne priorytety dla jednostek organizacyjnych oraz indywidualnych pracowników, trudno będzie podejmować przemyślane i racjonalne decyzje biznesowe. Dodatkowo, przy rosnącej skali działalności brak planu grozi rozproszeniem i brakiem efektywności w działaniu firmy – podkreśla Anna Wiącek.

Jak przygotować dobrą strategię? Kluczem jest zrozumienie, które obszary działalności firmy mają generować zyski, kto ma być jej klientem, na czym przedsiębiorstwo ma zarabiać i jak będzie się kształtował rynek. – Wymaga to absolutnego zdystansowania się od firmy w jej obecnym kształcie i powrotu do podstaw, wyobrażenia sobie, jak ta firma byłaby skonstruowana, gdybyśmy w tej skali dziś mieli ją zakładać na nowo – co byłoby jej niezbędne do działania i kluczowe do osiągnięcia sukcesu  – radzi Anna Wiącek.

Dopasuj strukturę do nowej skali działania

W procesie rozwoju przedsiębiorstwa, częstym błędem popełnianym już na początku, jest niedopasowanie organizacji do zmieniającego się zasięgu prowadzonej działalności. Powszechny jest rozwój firmy przez "pączkowanie" czyli dobudowywanie kolejnych obszarów w miarę pojawiania się bieżących potrzeb, ale bez planu i spojrzenia z góry na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Punktem wyjścia do konstruowania struktury organizacyjnej są często ludzie oraz ich historyczne znaczenie dla firmy, a nie role, jakie pełnią. To skutkuje duplikowaniem funkcji, procesów i technologii, co generuje zbędne koszty i niewykorzystywanie oczywistych synergii. - Tego błędu można uniknąć po pierwsze wprowadzając zmiany w sposób spójny z organizacją całej firmy, po drugie zadając sobie regularnie, np. co 6 miesięcy pytanie o optymalną strukturę, czyli znów - taką, jaka by ona była, gdybyśmy dziś mieli zbudować firmę od podstaw. Odpowiedź na to pytanie pozwoli zidentyfikować konieczne do przeprowadzenia zmiany – mówi Anna Wiącek.

Inwestycje w technologie dostosuj do strategii  

Wydatki na technologie są istotną pozycją w budżecie każdej firmy. W wielu przedsiębiorstwach nowoczesne rozwiązania są warunkiem nie tylko rozwoju, ale wręcz istnienia. W sytuacji rozszerzania działalności, racjonalizacja inwestycji w IT jest bardzo istotna. Łatwo wpaść w pułapkę wielokrotnego kupowania tych samych rozwiązań w różnych obszarach firmy w sposób rozproszony lub inwestowania w rozwiązania "na chwilę". Przy wzroście wielkości firmy, szczególnie gdy technologia jest dla niej  istotna, konieczne staje się planowanie inwestycji IT w dłuższej perspektywie i w skali całej firmy. Na technologię w firmie zawsze warto spojrzeć z punktu widzenia planu działania i dalszego rozwoju firmy. - Dobór odpowiednich narzędzi będzie prostszy, jeżeli uwzględnimy wszystkie założenia strategiczne i zaplanujemy inwestycje w postaci projektów, które mają zostać wdrożone. Warto wtedy odpowiedzieć sobie na pytania: co, dlaczego, w jaki sposób i jakimi zasobami zrealizujemy. Dzięki temu spośród wielu pomysłów, możemy wybrać te najbardziej wartościowe, ustalić ich priorytety i realny plan realizacji – radzi Anna Wiącek z Goldenberry.

Zarządzaj mądrze finansami i procesami

W obszarze zarządzania przedsiębiorstwem bardzo ważna jest właściwe zarządzanie finansami, w tym jakie obszary działalności firmy generują jakie koszty (w tym pośrednie) i przychody. Wciąż dość częstą praktyką jest rozliczanie kosztów pośrednich w finalny rachunek wyników organizacji, bez podziału na poszczególne linie biznesowe. Takie rozwiązanie zaciemnia obraz i nie daje informacji o tym, w których obszarach firma przynosi zyski, a w których nie.

W przypadku zarządzania procesami dobrze jest monitorować relacje z kontrahentami i klientami. W małej firmie zarządzający najczęściej są w stanie nadzorować całą sieć kontaktów oraz procesów operacyjnych, co daje im pełny ogląd sytuacji w firmie. Tymczasem przy większej skali, do efektywnego zarządzania, konieczne jest wprowadzenie prostych procesów i standardów, dzięki którym będziemy wiedzieli, co tak naprawdę robią nasi pracownicy i jaką wartość to przynosi. Jest to szczególnie istotne, gdy mamy do czynienia z przejęciem innej firmy lub połączeniem z nią, co wiąże się z oceną dojrzałości praktyk stosowanych przez obie organizacje, wybór tych efektywnych i bardziej dostosowanych do nowej, połączonej skali działania i ich wdrożenie w obszarach, w których do tej pory nie były stosowane.

- Zmiana skali działania przedsiębiorstwa to tak naprawdę tworzenie firmy na nowo. Wymaga to przemyślenia wszystkich dotychczasowych działań z uwzględnieniem aktualnej struktury oraz potrzeb. Wielu polskich przedsiębiorców zapomina jednak o podstawowych zasadach. W związku z tym trudniej dorównać nam do trendu europejskiego, gdzie mikrofirmy łatwiej przekształca się w małe i średnie przedsiębiorstwa. Ale niedociągnięcia organizacyjne łatwo skorygować, pamiętając m.in. 
o strategii czy sprawnym zarządzaniu –  podsumowuje Anna Wiącek.