Pierwszy klient zapłacił, a ty nie wiesz, na jakie konto przyjąć pieniądze, jak wystawić fakturę i czy potrzebujesz kasy fiskalnej? Zebraliśmy zasady, które w 2026 r. dotyczą każdej małej firmy: konto, przelewy powyżej 15 000 zł, biała lista, split payment, faktury i KSeF.
Przy rejestracji w CEIDG numer rachunku możesz podać, ale nie musisz – to pole nieobowiązkowe. W praktyce konto i tak się przyda, bo część płatności między firmami musi przechodzić przez rachunek – o tym niżej.
Nasza rada: załóż osobne konto tylko na sprawy firmy. Gdy przychody od klientów i zakupy do firmy nie mieszają się z wypłatą stypendium czy zakupami w sklepie, łatwiej prowadzisz ewidencję, szybciej znajdziesz potwierdzenie przelewu i mniej czasu zajmie ci rozliczenie z księgową. Przed wyborem banku porównaj opłaty za prowadzenie konta i przelewy.
Jeśli po drugiej stronie transakcji jest inny przedsiębiorca, a jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł brutto, płatność musi przejść przez rachunek płatniczy. Liczy się wartość całej transakcji, nie pojedynczej raty – nie da się obejść limitu, dzieląc zapłatę na kilka gotówkowych części. Kwoty w walutach obcych przelicza się po kursie NBP z dnia poprzedzającego transakcję.
Przykład: programista na B2B wystawia fakturę na 18 000 zł brutto za projekt. Klient musi ją zapłacić przelewem, nawet jeśli rozłoży zapłatę na trzy raty.
Biała lista to publiczny wykaz podatników VAT prowadzony przez Ministerstwo Finansów. Sprawdzisz w nim status VAT kontrahenta i jego potwierdzone numery rachunków. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, twoje konto firmowe też się tam znajdzie.
Zanim zapłacisz fakturę powyżej 15 000 zł czynnemu podatnikowi VAT, sprawdź, czy numer rachunku z faktury jest na liście. Zapłata na rachunek spoza wykazu oznacza, że wydatku nie zaliczysz do kosztów podatkowych i możesz odpowiadać solidarnie za VAT sprzedawcy z tej transakcji. Uchronisz się przed tym, składając w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-NR w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu.
W mechanizmie podzielonej płatności nabywca dzieli zapłatę: kwota netto trafia na zwykły rachunek sprzedawcy, a VAT – na jego osobny rachunek VAT. Pieniądze z rachunku VAT można wydać m.in. na podatki i składki ZUS.
MPP jest obowiązkowy, gdy jednocześnie: faktura opiewa na więcej niż 15 000 zł brutto, obejmuje choć jeden towar lub usługę z załącznika nr 15 do ustawy o VAT (np. elektronikę, usługi budowlane, paliwa) i obie strony są podatnikami VAT. Sprzedawca musi wtedy dopisać na fakturze „mechanizm podzielonej płatności”. MPP nie dotyczy konsumentów ani sprzedawców zwolnionych z VAT; w pozostałych przypadkach jest dobrowolny.
Fakturę wystawia przede wszystkim czynny podatnik VAT – co do zasady najpóźniej 15. dnia miesiąca po miesiącu, w którym wykonałeś usługę lub sprzedałeś towar. Na fakturze muszą się znaleźć m.in. data i numer, dane twoje i nabywcy, nazwa towaru lub usługi, ilość, cena netto, stawka i kwota VAT oraz kwota do zapłaty.
Jeśli korzystasz ze zwolnienia z VAT (w 2026 r. do 240 000 zł sprzedaży rocznie), fakturę musisz wystawić na żądanie nabywcy. Klient – także prywatny – może jej zażądać w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostał towar lub usługę. Każdą sprzedaż i tak wpisujesz do ewidencji (księgi przychodów i rozchodów albo ewidencji przychodów na ryczałcie).
Rachunek to prostszy dokument bez VAT. Wystawia go m.in. osoba prowadząca działalność nierejestrowaną – na żądanie klienta.
Krajowy System e-Faktur to państwowa platforma, przez którą firmy wystawiają i odbierają faktury ustrukturyzowane. Najważniejsze daty i zasady:
Fakturę w KSeF może wystawić tylko firma z NIP-em. Jako osoba prowadząca JDG zalogujesz się profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym, bez dodatkowych zgłoszeń w urzędzie skarbowym. Bezpłatnie możesz korzystać z Aplikacji Podatnika KSeF, Aplikacji Mobilnej KSeF lub programu e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym.
Kasa rejestrująca dotyczy sprzedaży osobom prywatnym. Ze zwolnienia skorzystasz, jeśli wartość takiej sprzedaży nie przekroczy w roku 20 000 zł – w pierwszym roku działalności limit liczysz proporcjonalnie do okresu prowadzenia firmy. Gdy przekroczysz limit, masz czas na zakup i fiskalizację kasy do końca drugiego miesiąca po miesiącu przekroczenia.
Limit nie pomoże przy czynnościach, które zawsze wymagają kasy – kasę trzeba mieć przed pierwszą transakcją. To m.in. usługi fryzjerskie i kosmetyczne, naprawa pojazdów czy sprzedaż elektroniki. Od 2023 r. producenci mogą wprowadzać do sprzedaży już tylko kasy online, więc nowa kasa to w praktyce kasa online. Przed zakupem sprawdź w urzędzie skarbowym lub w Krajowej Informacji Skarbowej, czy twoja branża mieści się w zwolnieniu.
Faktury i inne dokumenty podatkowe przechowujesz przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce to dłużej niż 5 lat od daty wystawienia faktury. Dokumenty możesz trzymać w wersji papierowej lub elektronicznej – ważne, by dało się je szybko odnaleźć przy kontroli.
To ogólne zasady, nie porada w konkretnej sprawie. W razie wątpliwości pytaj Krajową Informację Skarbową, ZUS albo doradcę podatkowego. Jak zarejestrować firmę, przeczytasz w tekście rejestracja firmy w CEIDG krok po kroku, a o wyborze formy opodatkowania – w poradniku skala, liniowy czy ryczałt.
poleca:
