Czy twój e-mail to autentyczna wiadomość, czy też coś uciążliwego dla odbiorcy? Obecnie wiele osób mocuje się z codziennym zalewem e-maili, musisz więc baczyć na wszystko, co może im utrudniać życie lub przysparzać dodatkowej pracy. Poniżej zamieszczamy pewne przydatne dla PR-owca wskazówki dotyczące etykiety. Przepisz je, powieś na drzwiach lodówki, a potem studiuj podczas porannego picia kawy. I nie zapomnij stosować ich w praktyce!
1. Przekazuj wiadomość w sposób zwięzły. Nie wiesz, czy ktoś, kto ją odbiera, korzysta z palmtopa, czy z komputera osobistego.
2. Nie wszczynaj fałszywego alarmu. Sprawa „najwyższej" wagi powinna naprawdę oznaczać coś niesłychanie ważnego.
3. Postaraj się, aby odbiorca nie miał problemów z zapisaniem i przechowaniem przekazanych mu przez ciebie informacji. Lepiej napisać parę krótkich e-maili na każdy z poszczególnych tematów, niż poruszać wiele różnych zagadnień w jednym długim e-mailu. Swojej wiadomości nadaj tytuł dokładnie odzwierciedlający jej treść. (Chcąc przeglądać własne e-maile w określonym porządku, wykorzystaj wszelkie możliwości, jakie daje ci komputer, na przykład sortowanie według daty, nazwiska czy treści).
4. Przeczytaj swój e-mail, zanim go wyślesz, nawet jeśli ci się spieszy! Spróbuj sobie wyobrazić, że to ty go otrzymałeś. Traktuj e-maile podobnie jak wszelkie inne listy biznesowe - z wielką troską. Zęby zyskać odpowiednią perspektywę, poproś przyjaciela lub kolegę z pracy o czytanie twoich ważnych e-maili, zanim je wyślesz.
5. Zarówno twoi współpracownicy, jak i dziennikarze nie mogą mieć wątpliwości co do tego, którą formę preferujesz: pocztę głosową czy elektroniczną. Skoro dałeś im to już do zrozumienia, przekonaj się, jakie oni mają upodobania w tym względzie, nie każdy jest bowiem zwolennikiem e-maili.
6. Powiadom adresata o wszelkich załącznikach i wyjaśnij dokładnie, co zawierają.
7. Zanim napiszesz kolejnego e-maila, przeczytaj o zasadach pisowni. Skorzystaj z rad przy tworzeniu własnych wiadomości.
8. Korzystaj z możliwości pracy grupowej w sieci, zamiast zmuszać współpracowników do korzystania z funkcji „Wyślij do wszystkich". To niegrzeczne i niepotrzebne.
9. Wpisz swoje nazwisko w odpowiedniej rubryce. Nie używaj przypadkiem zdrobniałych form swojego imienia. Zachwaszczające Internet niechciane e-maile stają się bowiem tak wielkim problemem, że wielu użytkowników, nie potrafiąc natychmiast zidentyfikować nadawcy, kasuje wiadomości przed ich przeczytaniem.
10. Nigdy nie wysyłaj e-maila, gdy jesteś zły. Naprawdę nigdy tego nie rób! Zanim klikniesz na ikonkę „Nie ma odwrotu" (czyli: „Wyślij"), zastanów się, czy nie wysłać danego maiła najpierw do siebie.
11. Przyjmij założenie, że wszystko, co zawrzesz w e-mailu, może zostać wydrukowane na pierwszej strome „New York Timesa". Drodzy przyjaciele, e-mail nie jest sprawą prywatną.
12. Unikaj obszernych załączników. Wielu odbiorców może mieć kłopot z otwarciem dużego pliku graficznego. Zakładanie, że cały świat korzysta tak jak ty ze stałego łącza, jest pogwałceniem etykiety internetowej. Zamiast tego podaj link do witryny internetowej, na której znajdują się określone pliki. Jeśli jesteś zmuszony do wysłania obszernego załącznika, uprzedź o tym osobę, do której go wysyłasz. Zwracaj uwagę ludziom, którzy bez ostrzeżenia wysyłają do ciebie obszerne załączniki.
13. Przestań czytać swoje e-maile, gdy współmałżonek chce się właśnie z tobą kochać, gdy dziecko chciałoby o czymś porozmawiać lub dzwoni twój najlepszy przyjaciel, pragnąc uciąć sobie z tobą pogawędkę. Od czasu do czasu zafunduj sobie dzień bez e-maili.
14. Nie sprawdzaj poczty elektronicznej podczas zebrania, choćby nawet w twojej firmie było to akceptowane. Ktoś na pewno poczuje się obrażony, widząc, że zajmujesz się czym innym, a poza tym może ci umknąć jakaś ważna informacja. Zastanów się, czego ty oczekujesz od ludzi, gdy prezentujesz własną osobę czy działalność lub gdy zabierasz głos.
15. Nie dawaj nikomu cudzego adresu elektronicznej skrzynki pocztowej bez zgody tej osoby. Bądź również ostrożny, wysyłając ten sam e-mail do wszystkich osób, których adresy znajdują się w twojej książce adresowej. Jeśli nie ukryjesz adresatów, będzie to równoznaczne z ujawnieniem wszystkich twoich kontaktów.
16. Postanów, że w swojej skrzynce odbiorczej będziesz zatrzymywał najwyżej dwadzieścia pięć e-maili. Poczujesz się wówczas znacznie mniej zestresowany. Poza tym twój administrator sieci będzie cię błogosławić.
17. Jeśli chcesz kogoś nękać, e-mail nie jest do tego odpowiednim narzędziem. Wydaje się to oczywiste, ale są osoby wystarczająco głupie, by tak właśnie postępować. Zapoznawszy się z twoimi bezsensownymi e-mailami, sędzia i przysięgli bez zastanowienia uznają cię za winnego. Upewnij się również, że nie stosują takich metod twoi podwładni. Możesz być pociągnięty do odpowiedzialności za ich zachowanie.
18. Od czasu do czasu zamiast wysyłać maiła, napisz list własnoręcznie. W świecie niewymagającej wysiłku korespondencji elektronicznej poświęcenie trochę czasu na wysłanie własnoręcznie napisanego listu mówi o tobie bardzo wiele.
19. Bądź ostrożny, gdy adresujesz e-mail, korzystając ze swej książki adresowej. Naprawdę łatwo kliknąć w niewłaściwym miejscu.
20. Nie zakładaj, że adresat na pewno otrzymał twojego maila. Serwery się psują, urządzenia zawodzą bywa też, że e-maile trafiają pod niewłaściwy adres. Nie trać od razu zaufania do ludzi.
21. Postaraj się maksymalnie ograniczyć czas spędzany na mailowaniu. Jeśli w ciągu dnia otrzymujesz przeciętnie pięćdziesiąt e-maili i na każdy poświęcasz pięć minut, daje to w sumie ponad cztery godziny dziennie.
22. Gdy otrzymujesz e-maila, zwracaj uwagę na styl, którym posługuje się jego autor. Czy jest lapidarny? Przyjazny? Cechuje go wyobraźnia? Dopasowując do tego stylu styl własnej odpowiedzi, możesz bardzo wiele osiągnąć. Jeśli dana osoba jest rzeczowa, pisz wyłącznie o interesach. Natomiast jeśli sprawia wrażenie bardziej zrelaksowanej i wspomniała coś o swoich wakacjach, nie obraź jej i nie dopuść do tego, by poczuła się głupio, gdy udzielisz jej jedynie lakonicznej odpowiedzi.
Jeszcze słowo na temat e-maili wysyłanych w identycznej formie do wszystkich. Są niczym rachunki - nie sprawiają przyjemności i jest ich o wiele za dużo. To absolutnie niechciane, niepotrzebne śmieci. Wszyscy bywamy przedmiotem kiepskich żartów rozsyłanych przez życzliwych, lecz niezbyt zabawnych przyjaciół. Oprócz tego jesteśmy narażeni na akcje marketingowców, którzy stają się coraz sprytniejsi. Znasz ten typ: wysyłają maiła, który wydaje się osobisty, opatrzony nieszkodliwym, osłabiającym twoją czujność tytułem, co sprawia, że nie od razu przyciskasz klawisz Delete. Chcąc narobić szumu, powinieneś unikać stosowania podobnych chwytów, zarówno wobec reporterów, jak i klientów. W ten sposób nie zdobędziesz sobie ani przyjaciół, ani klientów, nie rozbudzisz też ciekawości prasy. Po prostu powiedz nie!
Gdy zacząłeś już odkrywać zalety komunikowania się z mediami
poprzez pocztę elektroniczną, spróbuj również innych metod. E-mail nie jest jedynym sposobem porozumiewania się w Internecie. Mówiąc to, wcale nie mamy na myśli wyłącznie dysponowania własną witryną internetową (o którą powinieneś się zresztą postarać). Niemal każda branża, dziedzina, zawód bądź wydarzenie ma własną stronę internetową i pewien rodzaj publicznego, sieciowego forum. Najbardziej zapaleni fani wymieniają tam uwagi i informacje, po prostu robią szum.
Fragmenty z książki "Public Relations".
Autorzy: Richard Laermer, Michael Prichinello.
Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne.
poleca:
