Poczta elektroniczna staje się głównym środkiem komunikacji w biznesie. Dotyczy to również kontaktów z mediami. Nasze badania z ostatnich dwóch lat, w których wzięło udział ponad czterystu pracowników instytucji i firm publicznych i prywatnych wykazały, że ponad 47% badanych wysyła i otrzymuje codziennie powyżej czterdziestu wiadomości drogą internetową. Ludzie naprawdę uzależnieni od poczty elektronicznej — tacy jak my — wysyłają i otrzymują ponad pięćset wiadomości dziennie, a możność tę mają dzięki nowatorskim urządzeniom bezprzewodowym.
Poczta elektroniczna nie zastąpiła jeszcze automatycznej sekretarki, zachwiała jednak jej pozycją. Wiele osób przestawiło się na pisanie e-maili i dlatego odsłuchuje mniej wiadomości na sekretarce. Poczta elektroniczna umożliwia dostarczenie bardziej szczegółowych informacji oraz materiałów pomocniczych, przesyłanych jako załączniki. Wiadomość można usunąć, przeformułować, ponownie wysłać, udzielić bezpośredniej odpowiedzi oraz przesłać do kogoś innego. Obecnie równie często, jak: „Zadzwoń do mnie" słyszy się: „Wyślij do mnie maiła".
Od tych wszechogarniających zmian mogą zależeć rezultaty twoich działań podjętych w celu nawiązania kontaktów z mediami — to, czy zostaną uwieńczone sukcesem, czy też poniesiesz porażkę. Na przykład większość dziennikarzy nie będzie zawracała sobie głowy wysłuchiwaniem historii, którą nagrałeś na ich automatycznej sekretarce. Jeśli jednak znajdą w swojej poczcie elektronicznej coś interesującego, mogą to zachować i natychmiast zadać ci tą samą drogą pytanie, które im się w związku z tym nasunęło. Może będziesz miał szczęście i wplotą twoją odpowiedź bezpośrednio w swój artykuł. To jeden z najszybszych, najprostszych i najmniej oczywistych sposobów na rozbudzenie ciekawości prasy.
Dlatego też, jeśli wciąż cierpisz na e-mailofobię, weź głęboki oddech i pozbądź się jej na dobre. Aby móc współzawodniczyć z innymi w zwracaniu na siebie uwagi prasy, musisz być obecny w sieci i posługiwać się pocztą elektroniczną. W tym celu potrzebny ci jest jedynie komputer (przyznajemy, że może to trochę kosztować, poniesione koszty zwrócą się jednak błyskawicznie). Po założeniu własnego konta pocztowego możesz zacząć wysyłać i otrzymywać e-maile, dzięki którym zyskasz sławę.
Dodajmy przy okazji, że chociaż jesteśmy absolutnymi zwolennikami e-maili, to jednak nie opowiadamy się za korzystaniem z komunikatora internetowego, ponieważ obecnie nie można rejestrować odbywającej się w ten sposób wymiany informacji (choć podobno wkrótce ma się to zmienić). Prawdziwy problem polega jeszcze na czymś innym: porozumiewając się za pomocą komunikatora, możesz się zbytnio rozgadać (a z tego, co tutaj powiesz, już się nie wycofasz). Możesz powiedzieć coś głupiego i zmarnować mnóstwo czasu. W odróżnieniu od tego pisanie e-maila to jednocześnie okazja do zredagowania własnej wypowiedzi. Szybko przekonasz się, że wszystko, co masz do powiedzenia, zostaje skrzętnie zarejestrowane, także wtedy, gdy mówisz zbyt wiele.
Aby twój e-mail wywarł na adresacie jak największe wrażenie, nie postępuj inaczej niż przy pisaniu zwykłego listu. Nie stosuj zapisu fonetycznego ani skrótów, nie włączaj Caps Locka, po to by zaoszczędzić sekundę bądź dwie. Jeśli chcesz być traktowany poważnie, nie pozwalaj sobie na niedbałość. Sposób uzewnętrzniania swoich myśli w słowach świadczy o twojej inteligencji, a dziennikarze bezbłędnie wychwytują wszelkie pomyłki.
Fragmenty z książki "Public Relations".
Autorzy: Richard Laermer, Michael Prichinello.
Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne.
poleca:
