Rejestracja firmy

Jeśli już wiesz, jaki rodzaj działalności chcesz prowadzić, zdecydowałeś, czy będziesz to robić sam czy w spółce i zebrałeś odpowiednie środki, by rozpocząć działalność, możesz zarejestrować firmę. W tym celu musisz odwiedzić kilka urzędów i złożyć tam kilka druków.

Jeżeli wybierzesz jednoosobową działalność gospodarczą, pierwsze kroki powinieneś skierować do urzędu gminy, na terenie której mieszkasz (przebywasz z zamiarem stałego pobytu).

Wizyta w gminie
Tam znajduje się specjalny wydział, gdzie prowadzona jest ewidencja działalności gospodarczej. Gdy zgłosisz wykonywanie działalności gospodarczej, zostaniesz do niej wpisany przez wójta (burmistrza lub prezydenta miasta) jako indywidualny przedsiębiorca.

W zgłoszeniu o dokonanie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej powinieneś podać następujące dane:
* swoje imię i nazwisko oraz numer ewidencyjny PESEL,
* oznaczenie miejsca zamieszkania i adresu, a jeżeli zamierzasz stale wykonywać działalność poza miejscem zamieszkania - również wskazanie tego miejsca i adresu zakładu głównego, oddziału lub innego miejsca prowadzenia działalności,
* określenie przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD) - nie wystarczy więc tylko ogólnie podać zakres działalności (produkcja, handel, usługi), lecz trzeba typ wykonywanej działalności oznaczyć specjalnym kodem cyfrowym (zbiór PKD powinien być dostępny w urzędzie gminy, urzędnik też w razie wątpliwości powinien pomóc Ci właściwie oznaczyć działalność),
* wskazanie daty rozpoczęcia działalności gospodarczej.

Na potwierdzenie wpisu w ciągu 14 dni od dnia zgłoszenia zostanie Ci doręczone zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Jest to ważny dokument, który powinieneś zachować w aktach firmy.

Ewidencja działalności gospodarczej jest jawna - każdy może do niej zajrzeć bez żadnych opłat. Jednak w przypadku, gdy kontrahenci pochodzą z różnych stron Polski, może być z tym duży problem. Dlatego w takich przypadkach zwyczajowo przyjęło się, że przy zawieraniu umowy dołącza się do niej wyciąg z ewidencji potwierdzający, że dana firma w rzeczywistości istnieje oraz informujący, czym się ona zajmuje. Pamiętaj też, że takiego zaświadczenia będzie od Ciebie wymagał praktycznie każdy bank czy urząd.

Wpis do ewidencji niestety kosztuje. Z zasady jest to 100 zł, a jeżeli w przyszłości będziesz chciał zmienić jakiekolwiek dane, opłata za zmianę wpisu wyniesie 50 zł (dlatego, aby nie dokonywać zmian zbyt często, warto w zgłoszeniu jak najszerzej określić przedmiot działalności, nawet jeśli na razie zamierzasz trzymać się tylko jednej branży). Rada gminy może jednak wprowadzić zwolnienie od tych opłat.

Wójt, burmistrz, prezydent miasta mogą odmówić wpisu do ewidencji tylko wtedy, gdy:
* zgłoszenie dotyczy działalności gospodarczej nieobjętej przepisami ustawy,
* zgłoszenie zawiera braki formalne (np. nie ma w nim wszystkich koniecznych danych), które mimo wezwania nie zostały usunięte w wyznaczonym terminie,
* prawomocnie orzeczono zakaz wykonywania określonej w zgłoszeniu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę.

Dane zgłoszone do ewidencji trzeba aktualizować - w terminie 14 dni od dnia ich zmiany. Jeśli zlikwidujesz firmę, także musisz o tym poinformować gminę. Wówczas Twój wpis do ewidencji działalności gospodarczej zostanie wykreślony. Podobnie, jeśli zmienisz stałe miejsce zamieszkania, przenosząc się na teren innej gminy. Wówczas Twoje dane (zaświadczenie o wpisie do ewidencji) zostaną tam przesłane. Wójt gminy, na terenie której będziesz miał nowe miejsce zamieszkania (burmistrz, prezydent) wpisze Cię z urzędu (bez konieczności składania przez Ciebie ponownego wniosku) do prowadzonej w tej gminie ewidencji działalności gospodarczej.

Jeśli działalność ma być prowadzona w spółce cywilnej, każdy ze wspólników musi sam złożyć wizytę w gminie i uzyskać wpis do ewidencji działalności gospodarczej. Spółka cywilna nie jest bowiem podmiotem gospodarczym - to tylko umowa między przedsiębiorcami, którymi są poszczególni jej wspólnicy. Każdy z nich powinien zarejestrować się jako odrębny przedsiębiorca (ponosząc oczywiście wszystkie związane z tym koszty).

Procedury rejestracji nie muszą przechodzić osoby zajmujące się działalnością wytwórczą w rolnictwie, w zakresie upraw rolnych oraz chowu i hodowli zwierząt, ogrodnictwa, warzywnictwa, leśnictwa i rybactwa śródlądowego, a także wynajmowaniem przez rolników pokoi i miejsc na ustawienie namiotów, sprzedażą posiłków domowych i świadczeniem w gospodarstwach rolnych innych usług związanych z pobytem turystów. Taką działalność można prowadzić bez zgłaszania jej do ewidencji.

Trzy w jednym
Wraz ze zgłoszeniem do ewidencji działalności gospodarczej, w gminie możesz obecnie złożyć także:
* wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (po jego dokonaniu otrzymujesz swój numer REGON) oraz
* zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne NIP.

Nie musisz więc w tym celu odwiedzać urzędu statystycznego i urzędu skarbowego. Potrzebne druki uzyskasz na miejscu w urzędzie gminy. Powinieneś do nich dołączyć wymagane dokumenty. Jakie? O tym piszemy niżej. Organ gminy ma obowiązek w ciągu 3 dni od wpisania Ciebie do ewidencji działalności gospodarczej przesłać te wnioski do właściwych urzędów (urzędu statystycznego województwa, na terenie którego masz miejsce zamieszkania oraz wskazanego przez Ciebie urzędu skarbowego) wraz z zaświadczeniem o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.

Założenie było takie, że dzięki temu oszczędzasz czas. Ale może się zdarzyć, że szybciej będzie, jeśli się sam pofatygujesz do urzędu skarbowego (zwłaszcza jeśli masz zamiar tylko aktualizować zgłoszenie, bo masz już swój NIP), a w gminie zostawisz jedynie wniosek kierowany do urzędu statystycznego (choć możesz też udać się tam osobiście, najprawdopodobniej załatwisz wówczas sprawę "od ręki"). Otóż, aby złożyć zgłoszenie rejestracyjne lub aktualizacyjne NIP musisz mieć numer REGON. Co prawda, możesz wypełnić formularz NIP nie podając tego numeru, ale gdy tylko go uzyskasz, będziesz musiał i tak zaktualizować zgłoszenie (tzn. jeszcze raz wypełnić ten sam formularz, podając w nim tym razem wszystkie potrzebne dane). Nie ma więc większego sensu wypełnianie tego samego formularza dwa razy. Lepiej najpierw uzyskać REGON i dopiero później złożyć zgłoszenie NIP. Tym bardziej, że wizyta w urzędzie skarbowym będzie i tak niezbędna z innych względów - musisz się przecież określić, jaką konkretnie wybierasz formę opodatkowania swojej działalności gospodarczej i złożyć zawiadomienie o zaprowadzeniu odpowiednich ewidencji podatkowych.

REGON
Każdy przedsiębiorca ma swój numer REGON, czyli dziewięciocyfrowy niepowtarzalny numer w rejestrze podmiotów gospodarki narodowej, prowadzonym do celów statystycznych. Nadaje go urząd statystyczny województwa, po złożeniu przez przedsiębiorcę wniosku na formularzu RG-1. Jeśli działalność jest prowadzona w spółce cywilnej REGON jest nadawany spółce (a nie każdemu ze wspólników, mimo że to oni są przedsiębiorcami i każdy z nich oddzielnie musiał zarejestrować się w gminie). Wiesz już, że wniosek o nadanie REGON możesz złożyć samodzielnie lub za pośrednictwem urzędu gminy (miasta).

Do wniosku składanego samodzielnie dołączasz odpis, wyciąg lub zaświadczenie z ewidencji działalności gospodarczej, potwierdzające podjęcie działalności gospodarczej. Nie musisz składać oryginału zaświadczenia czy odpisu z gminnej ewidencji podmiotów gospodarczych, wystarczy kserokopia dokumentu (przy składaniu wniosku powinieneś jednak przedłożyć oryginały do wglądu urzędnikowi).

Zaświadczenie o wydaniu REGON powinieneś otrzymać nie później niż w ciągu 7 dni od daty złożenia wniosku (najczęściej jest ono wydawane "od ręki" bezpośrednio przy składaniu wniosku). Za uzyskanie statystycznego numeru REGON nie musisz nic płacić.

Wizyta w banku
Po uzyskaniu numeru REGON możesz udać się do banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, aby założyć firmowe konto. Numer tego konta będziesz musiał potem podać wypełniając zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne NIP. Co prawda nie wszyscy przedsiębiorcy muszą posiadać rachunek bankowy, zwłaszcza jeśli prowadzą działalność na niewielką skalę i rozliczają się z fiskusem w sposób uproszczony (ryczałtem ewidencjonowanym lub kartą podatkową), ale z reguły lepiej takie konto posiadać - choćby ze względu na obowiązek bezgotówkowego rozliczania się z ZUS. Za pośrednictwem konta bankowego będziesz też mógł płacić swoje podatki. Niestety, musisz się liczyć z comiesięcznymi opłatami za prowadzenie rachunku - rzędu od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych.

Rejestracja i aktualizacja NIP
Każdy podatnik - a więc i przedsiębiorca - powinien posiadać swój Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP). Numer ten otrzymujesz tylko raz, bez względu na to jakie podatki płacisz, jaką wybierzesz formę opodatkowania, czy prowadzisz czy nie działalność gospodarczą. Jeśli już posiadasz swój NIP, to rozpoczynając indywidualną działalność gospodarczą nie musisz (a wręcz nie możesz) występować o jego nadanie odrębnie dla swojej firmy. Jako przedsiębiorca masz obowiązek używać dotychczasowego numeru. Jest on nadawany dożywotnio i trzeba się nim posługiwać w rozliczeniach z urzędem skarbowym z tytułu każdego podatku (nawet jeśli będziesz prowadzić jednocześnie kilka rodzajów indywidualnej działalności, masz obowiązek posługiwać się tym jednym NIP-em). Musisz aktualizować dane objęte zgłoszeniem identyfikacyjnym - zgłaszając fakt rozpoczęcia działalności w ciągu 14 dni. Służy do tego specjalny druk NIP-1 wraz z załącznikami (NIP-1A, NIP-B, NIP-C).
 
Jeśli będziesz prowadzić działalność gospodarczą wyłącznie w spółce (np. cywilnej) to nie składasz NIP-1. Właściwym drukiem zgłoszenia identyfikacyjnego i aktualizacyjnego jest w tym wypadku NIP-3. Odrębny od wspólników NIP musi być nadany każdej spółce (cywilnej, jawnej, komandytowej, partnerskiej, komandytowo-akcyjnej, z o.o. i akcyjnej). Dlatego wspólnicy powinni złożyć zgłoszenie identyfikacyjne (druk NIP-2 z załącznikami NIP-2/A, NIP-B, NIP-C, NIP-D) i uzyskać NIP dla spółki, mimo że posiadają własne NIP-y. Urząd skarbowy nadaje NIP wydając decyzję w tej sprawie. Za nadanie tego numeru nie trzeba nic płacić.

Jeśli nie masz numeru NIP, to jako przedsiębiorca powinieneś go uzyskać zanim rozpoczniesz sprzedaż towarów lub świadczenie usług. Ważne jest też, by zgłoszenie złożyć we właściwym urzędzie skarbowym:
* podatnicy VAT, nie korzystający ze zwolnienia od tego podatku - składają je w urzędzie właściwym w sprawach rozliczenia podatku VAT;
* spółki osobowe, korzystające ze zwolnienia od VAT - składają je w urzędzie właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce wykonywania działalności;
* pozostali podatnicy będący podatnikami podatku dochodowego - składają je w urzędzie właściwym w sprawach tego podatku.

Zgłoszenie NIP
* W zgłoszeniu NIP osoby fizyczne podają: nazwisko, imiona, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe, obywatelstwo lub obywatelstwa, adres miejsca zamieszkania, adres miejsca zameldowania na pobyt stały lub czasowy, rodzaj i numer dowodu tożsamości oraz numer ewidencyjny PESEL.
Z formularza zgłoszeniowego NIP-1 wynika, że dodatkowo trzeba też podać: numer identyfikacyjny REGON, informacje o rodzaju prowadzonej dokumentacji podatkowej, numery rachunków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, informacje dotyczące rejestracji w organie ewidencyjnym i numer osobistego rachunku bankowego (tę ostatnią informację można pominąć).

* W przypadku spółek trzeba podać: pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjno-prawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych, a ponadto w przypadku spółek osobowych (cywilnych, jawnych, partnerskich, komandytowych oraz komandytowo-akcyjnych - dane dotyczące wspólników, w tym również NIP nadany poszczególnym wspólnikom). Zgłoszenie identyfikacyjne podatników prowadzących działalność gospodarczą powinno ponadto zawierać informacje dotyczące tej działalności.

* Przedsiębiorcy mają obowiązek dołączyć do zgłoszenia identyfikacyjnego lub aktualizacyjnego uwierzytelnione lub urzędowo poświadczone kopie dokumentów potwierdzających informacje objęte zgłoszeniem, m.in.: wypis z Krajowego Rejestru Sądowego, umowę spółki, dokument potwierdzający uprawnienie do korzystania z lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba (np. umowa najmu, akt własności), zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON (chyba, że zgłoszenie jest składane za pośrednictwem gminy - wówczas można podać REGON dopiero w zgłoszeniu aktualizacyjnym), prokurę.

* Urzędowego poświadczenia kopii jako zgodnej z oryginałem, dokonuje urząd skarbowy, w którym składane jest zgłoszenie (nie trzeba w związku z tym wnosić żadnych dodatkowych opłat). Wystarczy więc wraz ze zgłoszeniem przynieść kopie wymaganych dokumentów oraz ich oryginały i wszystko zostanie załatwione na miejscu w urzędzie.

Jeśli dane te ulegną zmianie - powinieneś zaktualizować zgłoszenie - nie później niż w terminie 14 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Jeśli tego nie zrobisz, grożą Ci poważne sankcje. Możesz być bowiem ukarany grzywną.

Przedsiębiorca rozliczający VAT ma obowiązek podawać NIP na fakturach oraz w ofertach. Wszyscy podatnicy muszą podawać NIP na wszelkich dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych (np. deklaracjach podatkowych) i niepodatkowych należności budżetowych, pobieranych przez organy podatkowe lub celne. NIP trzeba także podawać na żądanie: organów administracji rządowej i samorządowej, organów kontroli skarbowej, przedstawicieli Najwyższej Izby Kontroli, banków, stron czynności cywilnoprawnych, płatników oraz inkasentów podatków i niepodatkowych należności budżetowych.

Po uzyskaniu numeru NIP powinieneś pomyśleć też o firmowej pieczątce. Podaje się na niej pełną nazwę firmy, jej adres, numery NIP i REGON. Pieczątki będziesz używał do potwierdzania każdego rachunku, przelewów bankowych i zawartych umów.

Wizyta w urzędzie skarbowym
Nawet jeśli ominiesz urząd skarbowy składając zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne NIP za pośrednictwem gminy, to i tak w niedługim czasie tu zawitasz, po pierwsze, aby uzupełnić formularz NIP o nadany Ci REGON i numer konta bankowego i po drugie, aby złożyć zawiadomienie o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym i poinformować urząd o zaprowadzeniu stosownych ewidencji podatkowych. Poza tym, jeśli masz być podatnikiem VAT musisz też zarejestrować się dla celów tego podatku. Więcej na ten temat piszemy w części poświęconej podatkom, tu zasygnalizujemy jedynie najważniejsze kwestie.

Każdy podatnik, który od początku działalności będzie płacić VAT (nie korzystając z żadnego zwolnienia) ma obowiązek złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie rejestracyjne dla celów tego podatku. Jest to zupełnie inne zgłoszenie niż to, dla celów NIP. Podatnikami VAT są osoby fizyczne prowadzące indywidualną działalność gospodarczą, jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej (spółki: cywilna, jawna, komandytowa, partnerska, komandytowo-akcyjna) oraz osoby prawne (spółka z o.o. i akcyjna). Zgłoszenie rejestracyjne VAT składa się więc - podobnie jak NIP - na osobę fizyczną lub spółkę, najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług, w urzędzie skarbowym właściwym w sprawach VAT. Służy do tego specjalny druk VAT-R. By móc się zarejestrować, prócz złożenia prawidłowo wypełnionego druku trzeba uiścić opłatę skarbową w wysokości 152 zł. Urząd potwierdza zgłoszenie, wydając w tej sprawie decyzję administracyjną (VAT-5). Jeśli dane objęte tym zgłoszeniem się zmienią - trzeba je zaktualizować w terminie 7 dni.

Jeśli ktoś chce w ramach działalności handlować z kontrahentami z innych państw Unii Europejskiej musi też zarejestrować się w urzędzie skarbowym jako tzw. podatnik VAT-UE. W tym celu trzeba wypełnić dodatkowy druk (VAT-R/UE). Zgłoszenie to jest bezpłatne, urząd potwierdza rejestrację na druku VAT-SUE, a podatnik otrzymuje tzw. numer NIP-UE (jest to zwykły NIP poprzedzony kodem PL).

Przedsiębiorca przed rozpoczęciem swej działalności musi też wybrać formę opodatkowania podatkiem dochodowym i odpowiednią ewidencję księgową. I tak:
* o zaprowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów musisz poinformować w ciągu 20 dni od dnia zaprowadzenia księgi (czyli od dnia rozpoczęcia działalności),
* wniosek o opodatkowanie w formie karty podatkowej (PIT-16A) musisz złożyć przed dniem rozpoczęcia działalności,
* oświadczenie o wyborze ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych musisz złożyć do dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia działalności.

Rejestracja dla celów akcyzy
Jeśli masz zamiar rozpocząć działalność opodatkowaną akcyzą (jako producent, importer lub sprzedawca wyrobów akcyzowych np. napojów alkoholowych, paliw, samochodów osobowych) musisz też udać się do urzędu celnego, aby zarejestrować się dla potrzeb tego podatku. Organem podatkowym właściwym w sprawie rozliczenia akcyzy nie jest urząd skarbowy, a naczelnik urzędu celnego właściwy ze względu na miejsce wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem. Zgłoszenie to składa się na specjalnym druku AKC-R przed wykonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu akcyzą. Równocześnie trzeba wnieść 152 zł opłaty skarbowej. Naczelnik urzędu celnego potwierdza je wydając decyzję AKC-5.

Wizyta w ZUS
Jeśli już pomyślnie załatwisz wszystkie sprawy w urzędzie skarbowym, musisz skierować swoje kroki do następnego poborcy, mianowicie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jako przedsiębiorca co do zasady masz obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenia zdrowotne, zarówno za siebie, jak i za pracowników, jeśli takich zatrudnisz. Chociaż w niektórych sytuacjach możesz być z tego obowiązku zwolniony (w jakich, o tym piszemy szerzej w części poświęconej składkom ZUS). Niemniej jednak z reguły i tak powinieneś powiadomić ZUS o rozpoczęciu działalności (w ciągu 7 dni) składając odpowiedni formularz (ZUS ZFA lub ZUS ZPA - zgłoszenie płatnika składek, ZUS ZUA i ZUS ZZA - zgłoszenie ubezpieczonego do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego).

Krajowy Rejestr Sądowy
Jeżeli zamierzasz prowadzić działalność w spółce handlowej (czyli każdej innej niż cywilna), to musisz zarejestrować ją w Krajowym Rejestrze Sądowym - rejestrze przedsiębiorców. Rejestr ten prowadzi sąd gospodarczy właściwy dla siedziby przedsiębiorcy. Wniosek o wpis do rejestru składa się na urzędowym formularzu, o który należy poprosić w siedzibie sądu rejestrowego lub w urzędzie gminy. Można też wydrukować go ze strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości (www.ms.gov.pl).

Od wpisu do rejestru należy uiścić opłatę sądową wynoszącą 1000 zł (kolejne wpisy - np. w razie zmiany danych kosztują 400 zł każdy). Większość wpisów w rejestrze przedsiębiorców trzeba publikować w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (opłata za pierwsze ogłoszenie wynosi 500 zł, za każde następne - 250 zł).

Do wniosku o wpis trzeba dołączyć:
* uwierzytelnione notarialnie albo złożone przed sędzią lub upoważnionym pracownikiem sądu wzory podpisów osób upoważnionych do reprezentacji spółki,
* odpowiednie dokumenty (umowę spółki, statut spółki) w oryginale, bądź uwierzytelnione urzędowo ich odpisy lub wyciągi.

Tekst udostępniony  przez serwis  www.1praca.gov.pl 
Jest to strona rządowego programu aktywizacji bezrobotnej młodzieży "Pierwsza Praca". Znajdziecie tu informacje o stażach, przygotowaniu zawodowym, dotacjach przy zakładaniu własnej działalności, stypendiach, praktykach, europejskich rynkach pracy i edukacji, wolontariacie oraz adresy ważnych dla Was instytucji.

 


Nauka języka za granicą
ef_220.jpg

Przegląd uczelni w Polsce
Polskie uczelnie w obrazach
miniatura
miniatura
miniatura
 
Polityka Prywatności