Obniż koszty prowadzenia firmy, wykorzystując nowe technologie

Kontrola, kontrola i jeszcze raz kontrola

W większości przypadków sama szczegółowa kontrola finansowa pomoże obniżyć poniesione dotąd koszty. Po sprawdzeniu faktur może okazać się, że firma trudniąca się składaniem telewizorów wydaje krocie na sprzęt biurowy. Przedsiębiorca nie zdaje sobie często sprawy, jak wyglądają koszty wynikające z sumowania w każdym miesiącu małych wydatków.

Rozwiązanie jest proste, choć czasochłonne. W jednym miesiącu należy gromadzić wszystkie dowody zakupów lub kartki z zapisanymi kwotami. Wnioski z analizy wydatków pojawią się same.

Inne pola wydatków

Poza kwestiami urzędowymi na przedsiębiorcy spoczywają typowe koszty, różne w zależności od wielkości, branży czy polityki firmy. Najczęściej dotyczą one sfery – teleinformatycznej (opłaty za telefon stacjonarny i komórkowy oraz Internet), bankowej (prowadzenie konta, przelewy, kredyty), transportowej (paliwo, ubezpieczenie, bieżąca eksploatacja, naprawy), księgowej, biurowej (wykorzystanie sprzętu, artykuły biurowe, papier, tonery), PR i Marketing (strona WWW, reklama, ulotki i wizytówki) oraz lokalu (wynajem, czynsz, opłaty, ubezpieczenie). W każdej z nich obciąć można utajone, niepotrzebne wydatki.

Kompleksowe cięcia

Lepsze efekty niż liczenie ołówków i każdej wydrukowanej przez pracownika kartki daje wprowadzenie szerszego, planowego systemu oszczędzania. Korzyści z rozlegle zakrojonych zmian widoczne są w każdym przedsiębiorstwie, bez względu na typ, wielkość czy doświadczenie. Dla uzyskania najlepszych wyników potrzebne będą radykalne zmiany, związane z modyfikacją sposobu wykonywania obowiązków i systemu pracy. W jakich obszarach jest to możliwe?

E-papier

Spójrz na każdą kartkę papieru jak na ekwiwalent niedużej sumy. Może pojedyncza strona nie jest wiele warta, dolicz jednak koszty zadruku, doręczenia, przechowywania w ten czy inny sposób, a w końcu zutylizowania. Jak twierdzą zwolennicy minimalizmu – każdy przedmiot z otaczającej nas przestrzeni wymaga ułamka naszej uwagi. Kartka papieru zostaje przeczytana, podpisana, przeniesiona, schowana, opisana, skserowana, zniszczona, podrzucona na inne biurko, a to wszystko w ramach cennego czasu pracownika. Wprowadzenie cięć finansowych łączy się z eliminacją tych czynności.

E-faktura

E-faktura to szybsza spłata należności, możliwość płatności elektronicznych oraz wygoda dla wystawcy i odbiorcy. Ma ona taką samą moc prawną jak dokument tradycyjny. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedstawić ją np. urzędowi skarbowemu. Jedyną różnicę stanowi nośnik.

- E-Faktura daje Przedsiębiorcy realne zyski. Koszt tradycyjnej faktury waha się od 2 do 8 zł. W cenę wliczony jest znaczek pocztowy, papier, wydruk, archiwizacja oraz praca administracyjno-księgowa. E-faktura obniża te koszty nawet o 80%. Uwzględnijmy także czas przygotowania do wysyłki tradycyjnej faktury, wynoszący minimum 5 minut. Dla średniej firmy, wystawiającej 1000 faktur miesięcznie, oszczędność może sięgać nawet 996 godzin i 600 tys. złotych rocznie! - wylicza Magdalena Konca, Koordynator Marketingu Produktowego w Obszarze Biznesowym Korespondencja Masowa w Unizeto Technologies SA.

Cyfrowa papierologia

Eliminacja papierowej dokumentacji to nie wymysł z filmów SF, lecz realne rozwiązanie, funkcjonujące w wielu firmach. Niezbędne jest wprowadzenie kompleksowego systemu, aby nie okazało się, że skanowanie, odszukiwanie i proszenie kolegi o udostępnienie kopii, zabiera więcej czasu niż dotychczasowe przekładanie każdego papierka.

Ważne jest, aby gromadzone dokumenty oraz korespondencja wewnętrzna i zewnętrzna były łatwe do wyszukania, sprawnie poszeregowane i dostępne dla wszystkich uprawnionych osób. Wiele czasu zajmuje odszukanie konkretnego dokumentu. Największe problemy napotkamy nie znając dokładnej lokalizacji – czy był to załącznik w poczcie sprzed roku, zawartość jednego z przepastnych dysków twardych, czy ukryty w formie wydruku, w najniższej szufladzie biurka?

- Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to większa efektywność procesów biznesowych i oszczędność wynikająca z redukcji papierowej dokumentacji. System pozwala także na całkowitą eliminację archiwum papierowego i posługiwanie się dokumentacją elektroniczną także w kontaktach z administracją.

 - Edicta, a także inne rozwiązania obiegu dokumentów oferowane przez Unizeto, jako jedne z niewielu na rynku gwarantują zgodność prowadzenia w firmie dokumentacji elektronicznej z obowiązującymi przepisami prawa, np. eliminację dokumentacji papierowej w odniesieniu do pięcioletniego okresu konieczności przechowywania dokumentacji podatkowej - dopowiada Mateusz Radziszewski, Dyrektor Obszaru Biznesowego Fabryka Oprogramowania w Unizeto Technologies SA.

Pracownicy, u których wprowadzony został system zarządzania wirtualnymi dokumentami zauważyli, że dzięki szybkiemu i bezbłędnemu wyszukaniu odpowiedniego dokumentu nie tracą oni czasu na mozolne przeglądanie możliwych lokalizacji, a zaoszczędzony czas spożytkować mogą w bardziej opłacalny sposób.

Droga kadra  - etat wykorzystany do maksimum

Jednym z głównych wydatków są koszty zatrudniania i opłacania pracownika. Przedsiębiorca nic nie zdziała w kwestii wysokości opłat narzuconych przez państwo, a próby ominięcia ich odwracają się często wobec niego ze zdwojoną siłą.

Gdzie więc możliwa jest oszczędność? Nie w ponoszonych kosztach, ale w ilości i jakości wykonanej przez zatrudnioną kadrę pracy.

Najlepsze efekty przyniesie system, w którym kontrola pracy stanowić będzie dodatkowy element większej funkcjonalności. Osoby zatrudnione nie będą czuły wówczas, że nałożono na nie system monitorujący, a przez to ich nastawienie pozostanie niezmienione. Idealne narzędzie będzie połączeniem modułu poczty elektronicznej, swobodnego przesyłu poleceń i zadań oraz terminarza. Przełożony w szybki sposób może rozdzielać dowolnym osobom wykonanie zadania, wraz z załączeniem niezbędnych w tym celu dokumentów.

System na bieżąco pokazuje status zadań, odnotowując wszelkie nieprawidłowości. Nie bez znaczenia dla szefa jest także funkcjonalność pokazująca dokładną godzinę zalogowania oraz wylogowania się z systemu, co w licznych przypadkach równoznaczne jest z czasem pracy.

Pieniądze wyfruwają z przesyłkami

Podobne oszczędności czasu, ale i realnie wydanych pieniędzy, tyczą się tematyki firmowej korespondencji. Wiele podmiotów, zwłaszcza świadczących usługi masowemu odbiorcy, każdego miesiąca rozsyłać musi setki przesyłek - faktur, wezwań do zapłaty, blankietów czy listów. Aby zminimalizować koszty zlecają one wysyłkę firmie zewnętrznej.

Podliczenie nakładów pracy i pieniędzy powiązanych z wydrukiem, kopertowaniem, adresowaniem, nadaniem korespondencji każe szukać innych rozwiązań, omijających potrzebę oddelegowania połowy zespołu do naklejania znaczków i adresowania kopert.