Prowadzenie własnej firmy może być proste

Rośnie również ilość opinii innych przedsiębiorców w social mediach czy popularność zaawansowanych, dostępnych online certyfikatów uwiarygodniających firmę. To pomaga skutecznie unikać nieprzyjemności wynikających ze współpracy z nieuczciwym partnerem. O tym, że w Polsce coraz łatwiej prowadzić własną działalność świadczą wyniki raportu Banku Światowego "Doing Business 2013": w ciągu roku przeskoczyliśmy aż 19 pozycji - z miejsca 74. w 2012 na 55.

- Z roku na rok polska rzeczywistość staje się coraz bardziej przyjazna dla osób pracujących na własnych rachunek. Choć ciągle nie we wszystkich urzędach spotkamy uśmiechniętych pracowników, to biurokracji, której musi sprostać przedsiębiorca, jest mniej niż jeszcze 10 lat temu - mówi Marcin Ledworowski, Wiceprezes BIG InfoMonitor. - Rośnie też rynek usług, które mogą mieć istotny wpływ na płynność finansową przedsiębiorstwa czy budowanie jego wizerunku i wiarygodności. Korzystając z takich rozwiązań, można w prosty sposób usprawnić funkcjonowanie firmy i uzyskać przewagę konkurencyjną na rynku - dodaje Ledworowski.

Czerp korzyści z bycia przedsiębiorcą

Prowadzenie własnej działalności oznacza dostęp do wielu usług i produktów, z których nie mogą korzystać osoby prywatne, np. specjalnych taryf u operatorów telefonii komórkowej czy leasingu. Towary, na których zakup osoba indywidualna musiałaby brać kredyt lub pożyczkę, (np. na samochód), przedsiębiorca może z łatwością wyleasingować. Jest to często tańszy sposób i daje dodatkowe korzyści podatkowe (możliwość odliczenia części kosztów leasingu od dochodu). Warto pamiętać, że leasingować można nie tylko pojazdy, lecz także większość środków trwałych, takich jak maszyny, sprzęt IT bądź biurowy. Co ważne, z leasingu może skorzystać nawet początkujący przedsiębiorca, który ze względu na brak udokumentowanej historii przychodów i kosztów nie mógłby liczyć na kredyt.

- Przez cały okres spłaty, właścicielem przedmiotu leasingu pozostaje finansujący, czyli firma leasingowa, co wpływa na znaczne obniżenie ryzyka kredytowego i ocenę potencjalnego leasingobiorcy - mówi Robert Bieńkowski, doradca zarządu BRE Leasing. - To sprawia, że przy staraniu się o tego typu formę finansowania obowiązują prostsze procedury, niż ma to miejsce w przypadku ubiegania się o kredyt - dodaje Bieńkowski.

W przypadku rachunku bankowego również bardziej opłaca się korzystać z rachunku dla firm, niż przeznaczonego dla klienta indywidualnego (choć posiadanie osobnego konta nie jest już prawnie wymagane dla jednoosobowej działalności gospodarczej). Dobrze jest przyjrzeć się ofertom dla przedsiębiorców, bo obok konta można tam często znaleźć dodatkowe przydatne usługi, jak np. bezpłatna księgowość online, pakiety e-sklepu, zniżki na reklamę internetową, karty przedpłacone dla pracowników czy wiele innych benefitów. Nie bez znaczenia jest fakt, że z większości kont firmowych można łatwo, a w wielu przypadkach również bez dodatkowych opłat, przelewać pieniądze do ZUS i Urzędu Skarbowego. Bywa również, że można połączyć przyjemne z pożytecznym i skorzystać z łączonego konta prywatno-firmowego.

- Część banków proponuje przedsiębiorcom bezpłatne konta firmowe, które w systemie informatycznym zostają zintegrowane z rachunkiem indywidualnym klienta - mówi Marcin Kołakowski, Dyrektor Departamentu Bankowości Oddziałowej i Przedsiębiorstw Meritum Banku. - To bardzo wygodne rozwiązanie. Dzięki niemu przedsiębiorca zyskuje dostęp do szeregu usług dla firm, wydatki służbowe zostają oddzielone od prywatnych, a jednocześnie klient może zarządzać firmowym i indywidualnym rachunkiem przez Internet, korzystając z jednego loginu do systemu - zaznacza Kołakowski.

Chwal się swoją wiarygodnością

Własna działalność gospodarcza to zazwyczaj ciężka walka o nowe zlecania czy kontrakty. Przy wyborze partnerów biznesowych zleceniodawcy kierują się przeważnie wcześniejszymi doświadczeniami oraz opinią, jaką na rynku ma potencjalny kontrahent. W tych branżach, gdzie konkurencja jest duża, znaczenie ma również to, co inni mówią na nasz temat. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby nie tylko być wiarygodnym i solidnym, lecz także umiejętnie komunikować ten fakt. Sposobem na "pochwalenie" się swoimi mocnymi stronami może być uzyskanie odpowiednich certyfikatów wydawanych przez instytucje cieszące się zaufaniem wśród innych przedsiębiorców.

- Jedną z podstawowych rzeczy o jaką firmy powinny dbać by podkreślić swoją konkurencyjność na rynku jest wizerunek wiarygodnego partnera biznesowego, ponieważ wbrew pozorom jakość świadczonych usług i cena mogą nie być wystarczające by osiągnąć sukcesu na rynku. Przedsiębiorcy w rozmowach z nami podkreślają, jak ważna jest dla nich opinia na temat rzetelności danego kontrahenta - mówi Marcin Ledworowski. - Dlatego właśnie o swojej niezawodności należy głośno mówić. Certyfikaty takie jak Certyfikat Firmy Wiarygodnej Finansowo, wydawany przez BIG InfoMonitor, czy Gazele Biznesu, przyznawane przez Puls Biznesu, uwiarygadniają firmę w oczach potencjalnych kontrahentów - dodaje Ledworowski.

Korzystaj z e-faktur

Postęp technologiczny sprzyja rozwojowi przedsiębiorstw. Jeszcze kilkanaście lat temu nie do pomyślenia było przesyłanie ważnych dokumentów przez Internet. Dziś bez żadnego problemu można przekazywać faktury np. drogą elektroniczną, a od 2013 roku odbiorca nie musi nawet udzielać pisemnej zgody na ich otrzymywanie. W świetle obowiązujących przepisów uregulowanie płatności za fakturę elektroniczną uznawane jest za zgodę na otrzymywanie takich dokumentów. Na rynku dostępnych jest dużo, mniej lub bardziej zaawansowanych, rozwiązań wspomagających obieg elektronicznych dokumentów, w tym e-faktur, w firmie.

- Systemy wspomagające zarządzanie dokumentacją, takie jak np. oferowany przez KIR S.A. invooclip, mogą znacznie zoptymalizować koszty związane z procesem obsługi faktur elektronicznych i papierowych, a tym samym usprawnić prowadzenie firmowej księgowości - mówi Jacek Wysocki z Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A., który odpowiada za rozwój usług przeznaczonych do zarządzania elektroniczną dokumentacją firm. - Pozwalają one nie tylko wysyłać i archiwizować dokumenty, w tym przede wszystkim faktury elektroniczne, ale i zapewniają bezpieczny dostęp on-line do przechowywanych dokumentów, który w przypadku e-faktur wynosi 6 lat. - podkreśla J. Wysocki.

Używaj nowoczesnych narzędzi IT

Mimo że każdy przedsiębiorca może mieć dzisiaj dostęp do narzędzi, które w znaczący sposób usprawniają codzienne funkcjonowanie firmy, wielu z nich nie wykorzystuje w pełni możliwości, jakie dają nowoczesne technologie. - Dzięki wirtualnym serwerom, takim jak Google Drive, Dropbox czy box.com, firmy nie muszą już inwestować w zaawansowane urządzenia do przechowywania danych czy sieci komputerowe - wyjaśnia Anna Wiącek, partner w firmie doradczej Goldenberry. - Wszyscy pracownicy korzystają z wirtualnego dysku umieszczonego w chmurze, wiele osób może pracować na jednym dokumencie bez konieczności rozsyłania nowych wersji, a pliki można odczytać na dowolnym urządzeniu połączonym z Internetem - dodaje.

Do rozwiązań IT, z którymi powinien zaprzyjaźnić się każdy przedsiębiorca, należą również programy do zarządzania projektami online, takie jak Basecamp czy Collabtive. Pozwalają one z poziomu jednego panelu administracyjnego prowadzić kalendarz, komentować, wysyłać wiadomości czy nawet edytować dokumenty i śledzić wprowadzone w nich zmiany. Wspomagają tym samym organizację pracy i pozwalają zapanować nad chaosem informacyjnym, który tworzy się, gdy nad projektem pracuje większa liczba osób.

- Korzystanie z narzędzi wspomagających zarządzanie projektami online znacznie ułatwia koordynację pracy osób, które na co dzień nie mają możliwości porozmawiania ze sobą twarzą w twarz - mówi Marcin Lipiec, kierownik projektów w agencji interaktywnej Ideo. - Co więcej, członkowie zespołu mogą pracować zdalnie. Cała korespondencja i pliki dostępne są w systemie - aby z nich skorzystać wystarczy jedynie komputer połączony do Internetu. Dzięki takiemu rozwiązaniu można efektywniej planować i sprawniej realizować projekty, co przekłada się na większą skuteczność działania - dodaje.