Koniec pierwszej umowy o pracę to nie tylko ostatnia wypłata i pożegnanie z zespołem. Pracodawca musi wtedy wydać świadectwo pracy, czyli dokument, o którym wielu absolwentów przypomina sobie dopiero przy kolejnym etacie. Przepisy dokładnie określają, kiedy trzeba je dostać, co się w nim znajduje, czego wpisać nie wolno i ile jest czasu na poprawki. Jest też powód, by tego papieru nie wyrzucać — a na końcu możesz sprawdzić, czy wiesz, co zrobić, gdy świadectwo zawiera błąd.
Świadectwo pracy pracodawca wydaje wtedy, gdy umowa o pracę zostaje rozwiązana albo wygasa. Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, że obowiązek dotyczy każdego rodzaju umowy o pracę: na czas nieokreślony, na czas określony i na okres próbny. Nie ma więc znaczenia, czy etat trwał kilka lat, czy tylko wakacje.
Inaczej jest przy umowach cywilnoprawnych. Kto pracował na umowie zlecenia albo umowie o dzieło, świadectwa pracy nie dostanie, bo przepisy o nim dotyczą wyłącznie stosunku pracy. O tym, jak udokumentować takie okresy, jest mowa niżej.
Zasady wynikają z art. 97 Kodeksu pracy, a Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opisuje je na stronie gov.pl (ostatnia aktualizacja: 28 stycznia 2026 r.). Podstawowa reguła brzmi tak: świadectwo wydaje się w dniu, w którym kończy się stosunek pracy, o ile firma nie zamierza zatrudnić tej osoby ponownie w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy.
Wydania świadectwa nie wolno uzależniać od tego, czy pracownik wcześniej się rozliczył. PIP podaje przykład zwrotu telefonu lub samochodu służbowego: spór o sprzęt to osobna sprawa. Dokument nie musi być papierowy. Może to być plik z kwalifikowanym podpisem elektronicznym wysłany na e-mail, ale tylko wtedy, gdy pracownik udostępnił adres. Przepisy go do tego nie zobowiązują.
Treść świadectwa określa rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy z 30 grudnia 2016 r. Strona ministerstwa wymienia m.in.:
Na żądanie pracownika w świadectwie podaje się także wysokość i składniki wynagrodzenia oraz uzyskane kwalifikacje. Bez takiej prośby tych informacji w dokumencie nie będzie.
Świadectwo pracy to nie referencje. PIP wyjaśnia, że pracodawca nie może umieszczać w nim informacji oceniających pracę pracownika, i to zarówno korzystnych, jak i niekorzystnych. Nie wolno też wpisywać innych danych o pracowniku niż te, które przewiduje rozporządzenie. Uwagi o spóźnieniach, charakterze czy zaangażowaniu nie mają tu więc miejsca. Opinia o pracy to osobny dokument, o który można poprosić niezależnie.
Pomyłka w dacie, stanowisku albo trybie rozwiązania umowy może później sprawić kłopot, dlatego dokument dobrze przeczytać od razu po odbiorze. Na żądanie sprostowania pracownik ma 14 dni od otrzymania świadectwa. Według PIP pracodawca w ciągu 7 dni od otrzymania wniosku albo wydaje nowe świadectwo, albo zawiadamia o odmowie, na piśmie lub elektronicznie.
Po odmowie zostaje sąd pracy. Pozew trzeba złożyć w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie. Jeśli pracodawca w ogóle nie odpowiedział na wniosek, PIP wskazuje, że do sądu można wystąpić bez tego ograniczenia. Poprawione świadectwo nosi bieżącą datę, a poprzednią wersję pracodawca niszczy.
Pracownik, który nie dostał dokumentu, może wystąpić do sądu pracy z żądaniem zobowiązania pracodawcy do jego wydania. Gdy firma już nie istnieje, można żądać ustalenia uprawnienia do otrzymania świadectwa. Możliwa jest też skarga do PIP. Niewydanie świadectwa w terminie to wykroczenie zagrożone grzywną od 1000 do 30 000 zł.
Jeśli przez brak dokumentu albo jego błędną treść ktoś pozostawał bez pracy, przysługuje mu odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za ten czas, ale nie dłuższy niż 6 tygodni (art. 99 Kodeksu pracy). Szkodę i jej związek z działaniem pracodawcy trzeba wykazać.
Pierwsze świadectwo łatwo wrzucić do szuflady i zgubić przy przeprowadzce. Tymczasem zawiera dane potrzebne do ustalania uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych. Do stażu, od którego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy i sposób, w jaki umowa się skończyła. Świadectwo to dowód takiego okresu. Z kolei informacja o urlopie wykorzystanym w roku odejścia przydaje się przy rozliczaniu wolnego u kolejnego pracodawcy.
Od 1 maja 2026 r. także w firmach prywatnych do stażu pracy wlicza się m.in. okresy umów zlecenia. Tu świadectwo nie pomoże: według Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku takie okresy potwierdza zaświadczenie z ZUS, a przy zleceniach wykonywanych przez studenta do 26. roku życia, których ZUS nie ma w systemie, trzeba zebrać własne dowody, np. umowy, rachunki i potwierdzenia przelewów. Umowa o dzieło do stażu się nie wlicza. Najprościej trzymać świadectwa z etatów i dokumenty ze zleceń w jednej teczce.
Świadectwo pracy należy się po każdej umowie o pracę, także krótkiej, i co do zasady powinno trafić do pracownika w dniu odejścia. Nie może zawierać ocen pracy ani informacji spoza rozporządzenia. Na żądanie sprostowania jest 14 dni, a po odmowie kolejne 14 dni na sąd pracy. Pracodawcy, który zwleka, grozi grzywna. Sam dokument przyda się przy każdym następnym etacie, dlatego lepiej go nie wyrzucać.
5 pytań · minuta
poleca:
