Wrzesień to ostatni miesiąc na rozpoczęcie zaległego urlopu za poprzedni rok. W praktyce sytuacja nie zawsze jest jednak prosta. Co zrobić, gdy pracownik nie planuje urlopu albo przeciwnie – chce z niego skorzystać, ale kolejne proponowane terminy nie odpowiadają przełożonemu? Eksperci Gi Group Holding przypominają, że wykorzystanie wolnych dni to element organizacji pracy – ważny dla kondycji pracowników i sprawnego funkcjonowania zespołów. Dla firmy oznacza również obowiązki związane z prawidłowym udzielaniem i rozliczaniem wolnego, a niedopełnienie ich może narazić firmę na karę finansową.
Urlop ma swój termin
Zgodnie z Kodeksem pracy (art. 161) urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jego termin ustalany jest z wyprzedzeniem, z uwzględnieniem zarówno planów pracownika, jak i potrzeb firmy. Przepisy (art. 168) dopuszczają jednak przesunięcie dni wolnych do 30 września kolejnego roku, przy czym termin jest zachowany, jeśli urlop rozpocznie się w tym właśnie dniu. Za przestrzeganie tych zasad odpowiada pracodawca, a ich naruszenie może skutkować grzywną do 30 tys. zł.
Przekroczenie terminu 30 września nie oznacza jednak, że zaległe dni przepadają – pracownik nadal ma prawo do urlopu. Roszczenie o jego udzielenie przedawnia się co do zasady po trzech latach.
– Niewykorzystany w terminie urlop wypoczynkowy powoduje rozpoczęcie biegu trzyletniego okresu przedawnienia prawa do urlopu. Po jego upływie, zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy, roszczenie wygasa. W praktyce oznacza to, że zaległe dni wolne przepadają, jeśli pracownik nie zdecyduje się ich wykorzystać w wymienionym wyżej terminie – tłumaczy Dominik Konieczny, General Counsel w Gi Group Holding. – Przepisy nie przewidują możliwości ich odzyskania, kumulowania przez kolejne lata ani przeliczenia na jakąkolwiek formę świadczenia w trakcie trwania zatrudnienia. Wyjątki dotyczą jedynie sytuacji szczególnych, np. siły wyższej lub urlopu wychowawczego – dodaje Dominik Konieczny.
Czy pracodawca może wyznaczyć termin urlopu?
Co jednak, jeśli pracownik zwleka z wykorzystaniem zaległych wolnych dni? Czy pracodawca może jednostronnie wyznaczyć jego termin? Orzecznictwo Sądu Najwyższego dopuszcza zobowiązanie pracownika do wykorzystania zaległego urlopu bez jego zgody – takie stanowisko SN zajął m.in. w wyrokach z 2 września 2003 roku (I PK 403/02) oraz 7 maja 2008 roku (II PK 313/07). Nieco inaczej podchodzi do tej kwestii departament prawny Głównego Inspektoratu Pracy. W jego ocenie pracodawca może zobowiązać pracownika do wykorzystania zaległych dni w ustawowym terminie, nie może jednak jednostronnie wskazać konkretnego terminu wypoczynku.
– W praktyce oznacza to, że zaległego urlopu nie można odkładać bez końca, natomiast nie ma jednolitego stanowiska co do tego, czy pracodawca może sam zdecydować o konkretnym terminie wolnych dni. W okresie wypowiedzenia sytuacja jest jasna – pracodawca może skierować pracownika na urlop bez wcześniejszego uzgadniania terminu – komentuje Dominik Konieczny, General Counsel w Gi Group Holding.
Zaległy urlop nie jest dodatkową pulą dni, które można odkładać bez końca. Jeśli pracownik ma niewykorzystane dni z poprzedniego roku, warto ustalić termin ich wykorzystania z wyprzedzeniem, zamiast czekać do września. Im bliżej ustawowego terminu, tym trudniej pogodzić nieobecności pracowników z bieżącą pracą firmy i zapewnić zastępstwa.
Gdy firma przesuwa termin
Możliwa jest też sytuacja, kiedy pracownik chce wykorzystać zaległe dni, ale pracodawca nie zgadza się na proponowany termin, wskazując na dużą liczbę zadań, braki kadrowe, konieczność zakończenia ważnego projektu czy zapewnienia odpowiedniej obsady zespołu. Taka odmowa może być uzasadniona, jeśli nieobecność pracownika poważnie zakłóciłaby pracę firmy. Nie oznacza jednak, że urlop można przesuwać bez końca – co do zasady powinien zostać udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku.
W takiej sytuacji warto składać wnioski urlopowe w sposób, który pozwala zachować potwierdzenie ich złożenia, np. przez firmowy system lub pocztę elektroniczną.
– W praktyce takie sytuacje zdarzają się rzadko. Jeśli jednak pracownik kilkukrotnie próbuje zaplanować zaległy urlop i za każdym razem proponowany termin jest przesuwany, warto wyjaśnić, z czego to wynika i kiedy skorzystanie z wolnego będzie możliwe. Warto przy tym pamiętać, że potrzeby firmy mogą uzasadniać przesunięcie terminu, ale nie zwalniają pracodawcy z obowiązku udzielenia zaległego urlopu w terminie przewidzianym przepisami – wyjaśnia Monika Piądło, Regional Manager w Grafton Recruitment.
Kiedy ekwiwalent za urlop?
Jest jeszcze jedna ważna zasada. W trakcie trwania zatrudnienia nie można zrezygnować z zaległego urlopu w zamian za świadczenie pieniężne. Ekwiwalent za niewykorzystane dni przysługuje jedynie w przypadku rozwiązania albo wygaśnięcia umowy o pracę, jeśli pracownik nie wykorzystał przysługujących mu dni wolnych. Dopóki zatrudnienie trwa, urlop powinien zostać wykorzystany.
Dotyczy to zarówno urlopu za bieżący rok, jak i zaległości z lat poprzednich. Przy zakończeniu zatrudnienia pracodawca ustala, ile dni pozostało do wykorzystania i na tej podstawie oblicza należną kwotę.
– Możliwość wypłaty ekwiwalentu jest ograniczona nie bez powodu. Urlop ma być realną przerwą od pracy przeznaczoną na odpoczynek, dlatego w trakcie zatrudnienia nie można zastąpić go dodatkowym świadczeniem, nawet jeśli odpowiadałoby to obu stronom. Pracownik nie może zrzec się prawa do wypoczynku, a pracodawca nie może zaproponować świadczenia finansowego w zamian za rezygnację z wolnych dni. Ekwiwalent przysługuje dopiero przy zakończeniu zatrudnienia, kiedy wykorzystanie pozostałego urlopu nie jest już możliwe – podkreśla Agnieszka Żak, Dyrektor ds. kluczowych klientów, Gi Group.
Wolne dni nie powinny czekać
Odkładanie urlopu ma konsekwencje zarówno dla pracownika, jak i dla firmy. Z czasem rośnie liczba zaległych dni, które trzeba uwzględnić przy planowaniu pracy i nieobecności, a brak regularnego odpoczynku skutkuje przemęczeniem i obniżeniem efektywności zespołu. Dlatego ważne jest, aby nie kumulować urlopu i planować go z odpowiednim wyprzedzeniem.
– Zaległe urlopy warto traktować jako sygnał, że sposób planowania pracy wymaga większej uwagi. Jeśli dłuższa nieobecność pracownika staje się problemem, warto przyjrzeć się nie tylko terminom urlopów, ale również podziałowi obowiązków i zapewnieniu zastępstw – podkreśla Karolina Popiel, Partner w Wyser Executive Search. Szczególnie w przypadku managerów i kluczowych specjalistów odkładanie wolnych dni może pokazywać, że zbyt wiele odpowiedzialności skupia się na jednej osobie. Jeśli jej nieobecność utrudnia pracę zespołu, problem wykracza poza kwestię planowania urlopu, dotyczy również ciągłości działania i sposobu zarządzania zespołem – dodaje Karolina Popiel.
Urlop nie zawsze oznacza odpoczynek
Samo wykorzystanie wolnych dni nie zawsze oznacza rzeczywistą przerwę od pracy. Telefon służbowy w zasięgu ręki, przychodzące wiadomości, maile czy potrzeba sprawdzenia, co dzieje się w firmie, sprawiają, że podczas urlopu coraz trudniej całkowicie odciąć się od zawodowych obowiązków i odpocząć.
Potwierdzają to wyniki ankiety przeprowadzonej przez Gi Group Holding w lipcu br. Wynika z nich, że tylko co czwarta osoba (24,8%) w ogóle nie myśli o zawodowych obowiązkach podczas urlopu, z drugiej strony aż ponad jedna trzecia respondentów (35,3%) przyznaje, że o pracy myśli często lub cały czas, z czego co dziesiąty pracownik w ogóle nie potrafi się odciąć od spraw służbowych. Najwięcej respondentów, bo aż 39,9% na pytanie, jak często myśli o pracy podczas wakacji, odpowiedziało, że robi to sporadycznie.
Warto pamiętać, że urlop nie jest dodatkowym benefitem. Kodeks pracy gwarantuje prawo do wypoczynku (art. 14), a zgodnie z art. 152 pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego i płatnego urlopu, którego nie może się zrzec. Korzystanie z wolnych dni ma przy tym znaczenie nie tylko z punktu widzenia przepisów – brak regularnego odpoczynku może prowadzić do przemęczenia, spadku efektywności, a w dłuższej perspektywie także do wypalenia zawodowego.
Gi Group Holding
Gi Group Holding to międzynarodowa agencja pracy należąca do czołówki światowych liderów branży rozwiązań rekrutacyjnych. Jest obecna w 37 krajach - w Europie, Azji i Amerykach. W Polsce działa od 2007 roku, zapewniając kompleksowe usługi doradztwa w obszarze HR, optymalizacji zatrudnienia oraz rekrutacji pracowników wszystkich szczebli w ramach marek: Gi Group (rekrutacja oraz zatrudnienie stałe i czasowe pracowników niższego szczebla, outsourcing), Grafton Recruitment (rekrutacja specjalistów oraz na stanowiska kierownicze), Wyser (rekrutacja managerów wyższego i średniego szczebla) oraz Thomas International (narzędzia psychometryczne wspierające rekrutację i rozwój).
poleca:
