Klienci szukający pomocy w zwrocie podatku z pracy w Holandii nie zdają sobie często sprawy, jakich dokumentów powinni domagać się od pracodawcy, o co pytać firmę rozliczającą, na co zwracać uwagę, aby być zadowolonym z usługi zwrotu podatku i nie zostać oszukanym.

Już na etapie pracy za granicą należy zadbać o to, aby pracodawca wystawił odpowiednie dokumenty: kartę podatkową JAAROPGAAF (JAAROPGAVE), którą wystawia się po zakończeniu roku podatkowego i numer BSN (dawniej Sofi-nummer), który jest odpowiednikiem naszego NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) i jest nadawany przez holenderski Urząd Skarbowy (Belastingdienst). Posiadając numer BSN (Burger Service Nummer) można o wiele sprawniej załatwić różne sprawy urzędowe. BSN zastąpił dotychczasowy SOFI-nummer. Nie można odzyskać podatku nie posiadając numeru BSN, którego zawsze można znaleźć na swojej karcie podatkowej - JAAROPGAAF (JAAROPGAVE).

Jeżeli ktoś po raz pierwszy podejmuje pracę w Holandii i w ciągu kilku tygodni nie otrzyma od pracodawcy decyzji o nadaniu numeru BSN, jest to sygnał dla pracownika, że mógł zostać zatrudniony "na czarno". W takim przypadku nie otrzyma oczywiście zwrotu podatku po zakończeniu pracy.

Nie można polegać na informacjach zawartych na tzw. tygodniówkach (Solaris), ponieważ często różnią się one od danych zawartych na kartach podatkowych, na których są kwoty zbiorcze z całego okresu pracy w jednym zakładzie pracy. W interesie pracownika jest otrzymanie od pracodawcy karty Jaaropgaaf (Jaaropgave), co ułatwi i przyśpieszy proces odzyskiwania podatku.

Pracodawca holenderski ma obowiązek przekazać pracownikowi ten dokument do końca marca za poprzedni rok kalendarzowy. Zdarza się, że z różnych powodów nie robi tego. Wówczas firma zajmująca się zwrotem podatku z Holandii może w imieniu klienta postarać się o kartę podatkową.

Najważniejszymi pozycjami, które można znaleźć na karcie podatkowej są:

- LOON (LOON VOOR LOONBELASTING / PREMIE VV lub FISCAAL LOON) - zarobek brutto

- INGEHOUDEN LOONBELASTING / PREMIE VOLKSVERZEKERINGEN (LOONHEFFING lub INGEHOUDEN LOONHEFFING lub LOONBELASTING / PREMIE V.V.) - pobrana zaliczka na podatek dochodowy i ubezpieczenie społeczne

- VERREKENDE ARBEIDSKORTING (ARBEIDSKORTIN) - nie jest potrąceniem z płacy lecz przysługującym pomniejszeniem opodatkowania dokonanym przez pracodawcę czyli tzw. ulga pracownicza

- INGEHOUDEN BIJDRAGE ZORGVERZEKERINGSWET (PREMIE ZIEKENFONDS) - ubezpieczenie chorobowe. Jest mało istotną pozycją z punktu widzenia zwrotu podatku, gdyż można ją odliczyć od podatku dopiero po przekroczeniu dość wysokiej wartości progowej, co w przypadku pracowników z Polski raczej się nie zdarza.

- LOON ZORGVERZEKERINGSWET - płacona ustawowo kwota na ubezpieczenie

Można starać się o zwrot podatku z pozycji "Ingehouden loonbelasting (loonheffing)".

Kwota zwrotu zależy od kilku czynników, między innymi od wysokości całkowitego dochodu, długości pobytu, miejsca pracy, posiadania dzieci. Ważne jest również to, w jaki sposób staramy się o zwrot. Robiąc to samodzielnie narażamy się na to, że nie odzyskamy całego zapłaconego podatku. Nie trać czasu na samodzielne zapoznawanie się ze skomplikowanymi przepisami. Warto powierzyć to firmom specjalizującym się w tej dziedzinie. Orientacyjnie można wyliczyć kwotę zwrotu podatku na KALKULATORZE znajdującym się na www.tax-pol.pl, który nie uwzględnia wielu ulg np. posiadanie dzieci i podaje orientacyjny minimalny zwrot podatku.

Deklaracje podatkowe można składać w holenderskim Urzędzie Skarbowym za ostatnie 5 lat np. w roku 2009 składamy deklaracje za lata: 2008, 2007, 2006, 2005, 2004.

Od momentu złożenia w firmie niezbędnych dokumentów, do otrzymania pieniędzy, upływa zazwyczaj 3-6 miesięcy pod warunkiem, że wypełnione formularze za miniony rok podatkowy zostały złożone przed końcem marca bieżącego roku.

Termin ten może jednak ulec wydłużeniu, jeśli urząd podatkowy będzie potrzebował dodatkowych informacji.

Jeżeli ktoś złoży zeznanie podatkowe do końca marca za poprzedni rok, to powinien otrzymać zwrot podatku w tym samym roku kalendarzowym. Jeżeli jednak zrobi to później, to urząd holenderski ma czas na wydanie decyzji do 3 lat. Raczej jest to termin czysto teoretyczny i w praktyce termin ten jest zdecydowanie krótszy.

W roku 2007 Holendrzy mieli wielkie opóźnienia w wydawaniu decyzji podatkowych z powodu kilku awarii swoich systemów komputerowych. W lutym "wyparowało" mnóstwo zeznań podatkowych, co przyczyniło się do sporego zamieszania i wstrzymania wydawania decyzji. Na szczęście strona holenderska sama sobie naliczała za to karne odsetki, które były doliczane do kwoty zwrotu podatku.

Często zdarza się, że kilka osób zgłaszających się do firmy rozliczającej podatki otrzymuje zwroty podatku w odstępach nawet kilkumiesięcznych. Dlaczego? Ponieważ Holendrzy nie załatwiają spraw chronologicznie, lecz losowo. Dlatego niektórzy klienci otrzymują swoje pieniądze po 3 tygodniach, a inni po np. 8 miesiącach.

Czas oczekiwania na zwrot podatku tylko w małym stopniu zależy od rozliczającej firmy. Żadna firma nie może wpłynąć na urząd skarbowy, aby ten rozpatrzył jej sprawy priorytetowo. Deklarowane więc przez firmy "najszybsze zwroty" to tylko chwyt reklamowy, który nie odpowiada rzeczywistości i jest kłamstwem. - My ze swojej strony obiecujemy, że składamy zeznania podatkowe natychmiast po otrzymaniu kompletu wypełnionych formularzy - mówi Krzysztof Szczęsny, specjalista ds. marketingu w firmie Tax-Pol.

Często można spotkać się z sytuacjami ze strony klientów, że od firmy rozliczającej domagają się informacji, których firma nie posiada lub zadają pytania, na które nie można odpowiedzieć np. "Kiedy otrzymam zwrot podatku?". Przecież decyzję wydaje holenderski urzędnik a nie firma rozliczająca. Inny przykład: "Na jakim etapie jest moja sprawa?" Niektóre firmy tworzą na swoich stronach internetowych możliwość śledzenia, na jakim etapie jest sprawa klienta. Jest to fikcja!!! Tych etapów nie ma tak wiele, aby można było mówić o wieloetapowości sprawy. Po złożeniu zeznania podatkowego należy czekać na decyzję (Aanslag) holenderskiego urzędu podatkowego (Belastingdienst) i to są wszystkie etapy. Każdy urzędnik ma jednocześnie prawo domagać się o dodatkowe dokumenty, co niestety wydłuża całą procedurę i jednocześnie nie wynika to z winy firmy.

Każda zainteresowana osoba może a nawet ma prawo zweryfikować informacje przekazywane przez firmy rozliczające. Można zadzwonić do holenderskiego Urzędu Finansowego (tel. 0031 55 538 53 85 - po niderlandzku lub angielsku lub niemiecku), podać swój numer BSN i zapytać się o wszystkie szczegóły a przede wszystkim o to, dlaczego do tej pory nie wydano decyzji przyznającej zwrot podatku.

W celu odzyskania podatku nie musimy wypełniać wielu formularzy.. - U nas wszystko można załatwić również korespondencyjnie, nawet nie wychodząc z domu. Po otrzymaniu pełnomocnictwa, umowy i ankiety osobowej, należy te dokumenty wypełnić i podpisać, dołączyć Jaaropgaaf (Jaaropgave), ksero paszportu lub dowodu osobistego i dostarczyć do nas w dogodny dla klienta sposób np. pocztą tradycyjną, mailem lub osobiście - mówi Krzysztof Szczęsny.

Na jednym z formularzy należy wpisać konto bankowe, na które ma być zwrócony podatek. Może to być również konto innej osoby.

W zeznaniu podatkowym nie można podawać konta polskiego, lecz jedynie holenderskie. Jeżeli nie zostanie podane żadne konto, to urząd holenderski przeleje należny zwrot podatku na konto, które będzie widniało w ich systemie. Uwaga!!! Może to być jedno z następujących kont:

- konto klienta, które zostało podane w poprzednich latach, ale zostało już zamknięte i jest nieaktualne,

- konto kolegi, które wcześniej podał klient,

- konto byłego pracodawcy,

- konto firmy starającej się o zwrot podatku klienta w poprzednich latach.

Z tych powodów bezpieczniej jest, gdy firma rozliczająca podatek podaje swoje konto holenderskie. Jest to robione dla bezpieczeństwa klienta. Jeżeli nie zrobiono by tego, to pieniądze mogłyby trafić np. na konto byłego pracodawcy i wówczas odzyskanie pieniędzy graniczyłoby z cudem.

Oczywiście urząd holenderski informuje o wprowadzeniu nowego konta bankowego do ich systemu komputerowego, wysyłając zawiadomienie na adres domowy osoby rozliczającej się.

Często zdarza się, że pieniądze są przelewane na konta nieznane klientom i powstają olbrzymie problemy z odzyskaniem tych pieniędzy. Znane są przypadki, gdy pracodawcy podsuwają swoim pracownikom pełnomocnictwa, które nakazują holenderskiemu urzędowi podatkowemu przelewy na ich konta wszelkich należności finansowych, które należą się ich pracownikowi. Ponieważ te cesje, czyli dobrowolne zrzeczenie się przez pracownika nadpłaconego podatku (oczywiście na rzecz pracodawcy), napisane są w języku niezrozumiałym dla osoby pracującej, dlatego są podpisywane. Większość pracowników nie wie, co podpisuje. Są przekonani, że jest to kolejny dokument niezbędny podczas podejmowania zatrudnienia. Wiele osób podpisuje dokument nieświadomie lub też nie zdaje sobie sprawy z dalszych konsekwencji tej decyzji. Konsekwencje podpisania cesji są daleko idące. Osoba, która w ciągu roku pracowała np. u trzech pracodawców, a u jednego z nich podpisała dokument cesji, musi wiedzieć, że w takiej sytuacji cały podatek liczony od tych trzech pracodawców przechodzi tylko na jednego pracodawcę, u którego została podpisana cesja. W praktyce oznacza to, że mimo rozliczenia podatku, pracownik nie otrzyma zwrotu pieniędzy, ponieważ zostaną one przelane na konto pracodawcy. Pomimo tego, że urzędnicy holenderscy znają tego typu praktyki pracodawców holenderskich, to najważniejszy jest dla nich podpis pracownika. Nie ma tu znaczenia nieznajomość prawa, języka itd. Odzyskanie później tych pieniędzy jest wielkim sukcesem.

Niektórzy pracodawcy w zamian za cesję gwarantują pracownikom bezpłatny hotel, wyżywienie lub przejazdy do Polski. Jednak jest to nieuczciwe, gdyż pracodawca może odprowadzać zawyżony podatek do urzędu podatkowego, zmniejszając wypłatę pracownika, a później otrzymuje zwrot tych pieniędzy. Pieniądze, o które toczy się gra, nie są małe. Czasami zwroty podatków sięgają nawet 2000 - 3000 EURO. Są to wysokie kwoty, a przeliczając to na ilość pracowników, są to niesamowite zyski dla firm.

Należy również pamiętać, aby po zakończeniu pracy nasz pracodawca wymeldował nas z miejsca zamieszkania. Jeśli tego nie zrobi, to będziemy traktowani jako rezydenci Holandii i wówczas będziemy musieli rozliczać się na zupełnie innych zasadach, mniej korzystnych dla nas.

W przypadku, gdy po uwzględnieniu wszystkich możliwych ulg podatkowych, nie można odzyskać całego podatku, to wówczas można starać się o tzw. "rozłąkowe". Jednak pozostałą część podatku otrzymuje "partner fiskalny" (nawet jeżeli nie pracował w Holandii) osoby pracującej w Holandii. Partnerem fiskalnym nie musi być współmałżonek, może nim być każda osoba, która jest zameldowana w Polsce z rozliczaną osobą pod tym samym adresem np. rodzic, brat, siostra, konkubent, babcia, dziadek, przyjaciel itp.

O "rozłąkowe" można starać się za 5 lat wstecz: 2004, 2005, 2006, 2007 i 2008.

Firmy zajmujące się zwrotem podatku pobierają prowizję procentowo lub kwotowo za każde rozliczenie. Często nie są pobierane żadne opłaty wstępne. Prowizja jest płacona dopiero po wykonaniu usługi.

W firmie Tax-Pol wypełniając FORMULARZ on-line na www.tax-pol.pl można dostać dodatkowy rabat.

Sprawdź firmy zanim podejmiesz decyzję

Chcąc wybrać firmę, która spełni Twoje oczekiwania, zastanów się najpierw nad kilkoma kwestiami:

- Najważniejsze jest doświadczenie i wiarygodność. Sprawdź czym może "pochwalić się" firma.

- Czasami firmy kalkulują stałą i zbyt niską prowizję. Takie firmy koncentrują się na ilości a nie jakości wykonanych usług. Prowizja wyliczana w procentach daje Ci gwarancję, że firma będzie się starać o jak najwyższy zwrot podatku, ponieważ wówczas również więcej na tym zyska.

- Od kiedy firma istnieje? Firmy nowopowstałe nie mają doświadczenia i jest to duże ryzyko dla Ciebie.

- Firma musi podpisać z Tobą umowę, w której zawarte muszą być obowiązki dwóch stron. Na rynku są firmy, które pobierają opłatę jedynie za złożenie zeznania podatkowego w Twoim imieniu. W przypadku komplikacji nie będziesz mógł liczyć na pomoc. Będziesz musiał sam sobie poradzić lub ponieść dodatkowe koszty.

- Jeżeli firma nie daje możliwości spotkania się osobiście, a wszystko można załatwić jedynie(!!!) korespondencyjnie, jest to sygnał, że nie jest to firma godna zaufania.

- Wybierz firmę, która ma siedzibę w kraju Twojego zamieszkania. Zlecając usługi firmie z zagranicy masz ograniczoną możliwość bezpośredniego kontaktu.

- Nie korzystaj z usług osób, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Nad takimi osobami nie ma praktycznie żadnej kontroli.

Więcej informacji można znaleźć na www.Tax-Pol.pl