Wirtualne zespoły pracy

Mówiąc wirtualny, nie mamy na myśli czegoś nienamacalnego i nierealnego. Mówimy o jak najbardziej realnej pracy z ludźmi, w stałym kontakcie, tyle że każda z tych osób pracuje w innym miejscu. Dzięki możliwościom, jakie daje Internet i nowoczesne urządzenia telekomunikacyjne mogą one bez problemu się porozumiewać, dzielić doświadczeniami, słyszeć, widzieć, jak gdyby były tuż obok siebie. Jest to praca specyficzna wymagająca zarówno od twórcy zespołu, a także osoby nim zarządzającej i samych pracowników specyficznych predyspozycji na wielu płaszczyznach.

Wirtualnie, czyli jak?

Wirtualne zespoły tworzy się pod konkretne projekty. Poszukuje się określonych, wysokospecjalistycznych pracowników, którzy wspólnie tworzyć będą określone wcześniej zadania projektowe. Niekiedy w ramach jednej firmy, czy organizacji, nie da się w jednym określonym miejscu stworzyć takiej grupy stacjonarnie. Czasem specyfika projektu wymaga stworzenia międzynarodowej kooperatywy. Wówczas decyduje się utworzyć zespół wirtualny, odległy od siebie miejscem pobytu, szerokością geograficzną, czy kulturą, ale spójny pod względem wiedzy.

- Kluczem do sukcesu, przy tworzeniu takiego zespołu jest zadbanie o warunki pracy i jej proces, zasoby ludzkie, a także dokładne określenie zadań dla poszczególnych członków. Wyjątkowo starannie określić należy profile, nie tylko w aspekcie wiedzy i doświadczenia, ale także psychologiczne kandydatów. Jest wielu specjalistów, ale nie każdy poradzi sobie w tak specyficznym rytmie pracy, jaki nakłada praca wirtualna – wyjaśnia Anna Rybka, kierownik działu rekrutacji  Rinf ICT, firmy specjalizującej się w rekrutacji pracowników IT.

Istotną kwestią są bariery kulturalne. Środowisko interkulturalne, jakim jest zespół wirtualny złożony z osób często z odmiennych krańców globu, spotyka wiele barier. I nie mówimy tu o barierze językowej, bo to najmniejsza z nich, ze względu na fakt, że od dawna językiem biznesowym jest język angielski, a o barierach związanych z kodami narodowościowymi właśnie. Nie można także zapominać o różnym podejściu do pracy, do płci, czy choćby różnicach czasu. Jeżeli uwzględni się wszystkie te aspekty tworząc zespół uniknie się niepotrzebnych niedomówień i problemów podczas realnej pracy, jaką przecież wykonuje wirtualny zespół.

- Dlatego budując taki zespół zawsze sprawdza się rozumienie poszczególnych, ważnych dla projektu spraw i definicji, przez poszczególnych jego członków. Dodatkowo warto określić jasne reguły współpracy, zadania, sposób komunikowania, czy rozliczania pracy. W przypadku zespołu wirtualnego ogromnie ważna jest samodyscyplina. W końcu przełożony również pracuje zdalnie i ma ograniczoną możliwość bieżącej kontroli pracownika – dodaje Anna Rybka.

Motywowanie na odległość

Praca zdalna, praca w wirtualnym zespole jest bardzo specyficzna. Samodyscyplina, samodzielność, samozaparcie – słowa rozpoczynające się od słowa klucza, w przypadku pracy wirtualnej, słowa SAM. To słowo klucz, ponieważ tak naprawdę deprymuje wszelkie działania. To jednostka, mimo że członek większego zespołu, musi wykazać się pełnym zaangażowaniem i odpowiedzialnością względem projektu, przy którym pracuje. Dużą  rolę w tym przypadku przypisuje się menadżerowi zespołu. To on z niemałym wyczuciem, taktem i pasją potrafi angażować w zadania, rozdzielać je, a także wymagać ich odpowiedniego i na czas wykonania, a co najważniejsze motywować. Dowodzić na odległość nie każdy potrafi. Wymaga to odpowiedniego treningu i lat doświadczeń na stanowisku menadżerskim. Aby być szefem na odległość należy zdobyć zaufanie zespołu. Jest to możliwe, gdy zarządzająca grupą osoba, ma nie tylko szeroką wiedzę i aparycję menadżerską, ale wiedzę względem prowadzonego akurat projektu. Takiej osobie zdecydowanie łatwiej zaufać oraz obdarzyć ją należnym szacunkiem.

Za i przeciw

Każdy rodzaj pracy, ma swoje za i przeciw. W przypadku pracy w zespole wirtualnym możemy zauważyć również sporo jej plusów, ale pojawiają się też minusy, o których wspomnieć należy. Zespoły wirtualne tworzy się w konkretnym celu, dla konkretnego projektu, gdy jest potrzeba szybkiej reakcji i działania. I czas reakcji jest tu niekwestionowanym atrybutem, tego typu pracy. Dodatkowo wspomnieć należy o ogromnej elastyczności dotyczącej godzin pracy pracowników i ich zróżnicowaniu, co przekłada się na możliwość korzystania z wiedzy i mądrości życiowej, różnorodnych osób.  Zleceniodawca – pracodawca nie ponosi także kosztów związanych z podróżami pracowników, a także może dowolnie dysponować osobami, przydzielając je nawet do wielu projektów jednocześnie.

- Korzysta także z wiedzy najlepszych na świecie ekspertów, bez obaw o konieczność ich relokacji, czy uzgadniania terminów, co w przypadku tych najlepszych właśnie, bywa nie lada problemem – wyjaśnia Anna Rybka.

Praca zespołów wirtualnych bywa także zdecydowanie bardziej efektywna. Ludzie porozumiewają się między sobą jedynie w kwestiach związanych z pracą i projektem i mogą korzystać z wymiany wiedzy online.

Niestety i w tym wypadku pojawiają się czasem problemy. Najczęściej są związane z brakiem normalnej, tradycyjnej komunikacji, przekładającej się na małe społeczne interakcje. Dodatkowym wyzwaniem, o którym już wspominaliśmy jest potrzeba odpowiedniego zarządzania na odległość, które jest nie lada wyzwaniem. Kłopotem jest też czasem logistyka spotkań, choćby ze względu na duże różnice czasowe oraz różnice kulturowe.

źródło: Rinf ICT SOLUTIONS