Znajdź czas - zarządzanie czasem

Generacje zarządzania sobą w czasie

Zanim jednak dowiemy się jak planować realizacje swoich działań, przyjrzyjmy się, jakie mamy płaszczyzny zarządzania sobą w czasie, czyli generacje:

• Pierwsza generacja - określa ona planowanie całego dnia, a zatem tworzenie listy rzeczy do zrobienia np. dzisiaj. Wskazuje też, że jeśli coś z planu nie zostaje zrealizowane, automatycznie przekładane jest na dzień kolejny.

• Druga generacja - w tej sytuacji, określając zadanie, należy zaznaczyć też ile będzie ono trwało. Do tego posłużyć może kalendarz tradycyjny, elektroniczny (np. Kalendarz Google), czy firmowy system CRM, w którym zaznaczać można poszczególne działania.

• Trzecia generacja - zakłada ona realizację zadań z dokładnym określeniem ich priorytetów, a także ich kontroli w czasie. W celu tak precyzyjnego umiejscowienia zadań w czasie wykorzystuje się tzw. matrycę Eisenhowera. Ta, podzielona na 4 części wyróżnia cztery typy zadań: "pilne i ważne", "ważne, ale niepilne", "pilne, ale nieważne", "niepilne i nieważne".

Istnieje także czwarta generacja zarządzania sobą w czasie, która wskazuje na realizacje na zadań w myśl całościowej strategii pracy. Jej ideą jest wyeliminowanie niedoskonałości niższych generacji. Skupia się także na działaniu w myśl własnej satysfakcji, samorealizacji, a także pielęgnowaniu relacji interpersonalnych, np. ze współpracownikami, czy podnoszeniu własnych kwalifikacji. A zatem osiąganiu określonych celów.

Dlaczego cele są tak ważne?

No właśnie, skąd pewność, że to właśnie cele są priorytetem? Bo są one nie tylko finałem, efektem naszej pracy, ale i drogowskazem, który, odpowiednio zinterpretowany, wskaże nam kierunek pracy, a także wyznaczy jej rytm. Celem nie będzie na przykład praca przy dodatkowym projekcie, a otrzymanie awansu w pracy. To oznacza, że prowadzenie dobrej relacji z klientami, czy przygotowanie prelekcji na konferencji branżowej również będą krokami, które pomogą w osiągnięciu tego celu.

Jak w praktyce zarządzać sobą w czasie?

Wiedząc już, że to cele są kluczem do skutecznej realizacji działań, a także zdając sobie sprawę, że te mają różną wagę, możemy przystąpić do planowania. Do tego przyda nam się kartka papieru, brystol, komputer czy urządzenie mobilne - zależy od tego, jakie narzędzie będzie dla nas najbardziej przejrzyste, a zarazem motywujące.

Cenne rady:

• Zastanów się, ile masz czasu na dane zadanie, jaki ma ono priorytet, a następnie zdecyduj, kiedy możesz je zacząć realizować.

• Zacznij od planowania tygodnia, by następnie precyzyjne rozpisywać zadania na każdy dzień.

• Nie planuj 100% swojego czasy pracy - w przypadku opóźnienia w realizacji jednego zadania może okazać się, że brakuje Ci czasu na wykonanie następnego.

• Miej na uwadze przerwy. Lunch, krótki spacer, a może przerwa na porozmawianie z kolega z pracy? Każdy potrzebuje czasu na odpoczynek, czy regenerację, gdyż wpływa to znacząco na jakość pracy. Spróbuj oderwać się na chwilę od biurka, by za moment do niego wrócić z głową pełną pomysłów.

• Poznaj swoje ograniczenia i potrzeby. Mowa tu nie tylko o kompetencjach, ale i o zasobach czasu, również wolnego.

• Naucz się prosić innych o pomoc. W sytuacji nagłego spotkania, czy choroby, przekaż zadanie komuś innemu, zamiast samemu realizować je kosztem, np. innych zadań, czy czasu wolnego.

• Skowronek czy sowa? Zastanów się, kiedy najbardziej lubisz pracować i kiedy jest to dla Ciebie najefektywniejsze - rano czy po południu? Dzięki temu będziesz mógł dopasować swój czas pracy tak, by uzyskać maksymalne efekty.