Każda rozmowa kwalifikacyjna ma wyraźnie określony przebieg: osoba rekrutująca przedstawia się, informuje, ile potrwa rozmowa i jaki jest jej cel, oraz udziela podstawowych informacji o przedsiębiorstwie i oferowanym stanowisku. Następnie prosi kandydatów o przedstawienie się oraz wyjaśnienie, co ich motywuje do podjęcia pracy. Następnie przychodzi kolej na szczegółowe pytania. Na koniec rozmowy kandydaci proszeni są o przedstawienie swoich oczekiwań względem wynagrodzenia, po czym, jeśli wciąż są zainteresowani pracą, ustala się kolejny termin spotkania.
Zwykle przeprowadzane się dwie rozmowy kwalifikacyjne. Każda z nich trwa średnio 90 minut (niecałą godzinę w przypadku nie- specjalistycznych stanowisk).
Jeżeli osobą przeprowadzającą rozmowę jest specjalista z działu kadr, około połowy pytań będzie związanych z kompetencjami społecznymi i interpersonalnymi. Należy wykorzystać tę szansę, aby dowieść swojej motywacji do zdobycia pracy oraz spróbować uwydatnić wszystkie swoje umiejętności i mocne strony.
Kandydat powinien okazywać duże zainteresowanie zdobyciem stanowiska, być szczery, otwarty i aktywny. Podczas pierwszego spotkania można zapytać, czy wolno robić notatki. Należy również zaczekać z zadawaniem pytań do czasu, aż rozmówca to umożliwi.