Rozmowy kwalifikacyjne odbywają się zazwyczaj w oddzielnym pomieszczeniu. Jeden z uczestników spotkania pełni funkcję prowadzącego - przedstawia siebie, swój zespół oraz wyjaśnia procedurę kwalifikacyjną. Należy oczekiwać formalnej atmosfery i traktować cały proces z powagą i szacunkiem. Większość czasu trwania rozmowy zostanie poświęcona kwestiom zawodowym, inne kwestie poruszane są przez około 10% czasu. Oczekuje się, że kandydat będzie potrafił uzasadnić, dlaczego ubiega się o dane stanowisko. Kandydaci powinni udzielać jasnych i zwięzłych odpowiedzi i powinni wystrzegać się żargonu i skrótów.
W odpowiednim momencie kandydat może zadawać pytania, jednak jeśli planowana jest kolejna rozmowa, z pytaniami należy poczekać na kolejny termin.