Spotkanie trwa od 1/2 godziny do 1 godziny. W przypadku gdy pracodawca nalega, by kandydat po spotkaniu przeszedł sprawdzian praktyczny, procedura trwa odpowiednio dłużej.
Zazwyczaj rozmowa ma standardowy przebieg - po przywitaniu pracodawca lub jego przedstawiciel zadają pytania kandydatowi. Pracodawca stara się, by rozmowa kwalifikacyjna przypominała zwykłą rozmowę. Od kandydata oczekuje się natomiast pewności siebie i opanowania.
Kandydat powinien być uprzejmy, sympatyczny i uśmiechnięty. Należy utrzymywać kontakt wzrokowy z osobą prowadzącą rozmowę, uważnie słuchać pytań, udzielić odpowiedzi na wszystkie stawiane pytania (nie dłuższej niż 2 minuty), mówić wyraźnie, zachowując pewność siebie i opanowanie, krótko opisać swoje zalety i opowiedzieć o swoim doświadczeniu zawodowym z perspektywy wymagań stawianych na danym stanowisku.
Na koniec rozmowy kandydat może zadać pytania. Pytania mogą dotyczyć struktury zarządu przedsiębiorstwa, typowego dnia osoby pracującej na danym stanowisku, terminu podania wyniku procedury kwalifikacyjnej oraz programów szkoleń i podwyższania kwalifikacji pracowników.