Rozmowa kwalifikacyjna zazwyczaj rozpoczyna się od przedstawienia się osób ją przeprowadzających. Następnie kandydat jest proszony o przedstawienie się. Osoba prowadząca rozmowę w pierwszej kolejności zadaje ogólne pytania, a następnie przechodzi do bardziej szczegółowych. Na koniec kandydat może zadać dodatkowe pytania. Rozmowa kończy się praktycznymi ustaleniami dotyczącymi terminu zapadnięcia decyzji i poinformowania kandydata o wyniku rekrutacji.
Rozmowa ma zazwyczaj oficjalny charakter i jest utrzymana w atmosferze profesjonalizmu. Kandydat powinien zachowywać się w również sposób profesjonalny przed rozmową i po jej zakończeniu. Należy mówić wyłącznie o kwestiach będących przedmiotem zainteresowania pracodawcy. Warto zwrócić szczególną uwagę na moment przedstawiania się osób prowadzących rozmowę. Zwracanie się do tych osób po imieniu jest dopuszczalne wyłącznie w przypadku, gdy one same stosują tę formę. Atmosfera rozmowy nie zawsze odzwierciedla ogólną atmosferę panującą w przedsiębiorstwie.