W większości przypadków rozmowy kwalifikacyjne to osobiste spotkanie z kandydatem. Niekiedy pierwszy kontakt może jednak mieć formę rozmowy telefonicznej.
Warto pamiętać, że CV i list motywacyjny stanowią "bilet wstępu" na rozmowę kwalifikacyjną. Dlatego też należy wykazać w nich swoje kompetencje. Rozmowa kwalifikacyjna opiera się bardziej na zdolnościach osobistych oraz osobowości w środowisku pracy. Decydującą rolę może odegrać pierwszy kontakt między kandydatem a osobą rekrutującą. Wrażenie na pracodawcy mogą wywrzeć zainteresowania, motywacja, zadawanie odpowiednich pytań, asertywność, umiejętność wyrażania własnej opinii.
Zazwyczaj ma miejsce jedna rozmowa, ale w przypadku stanowiska wymagającego wysokich kwalifikacji liczba rozmów może się zwiększyć nawet do trzech. Na ogół rozmowa kwalifikacyjna trwa 45-90 minut.