Numer oferty: StPr/26/0813
WARUNKI PRACY i PŁACY
Miejsce pracy: ul. Hugo Kołłątaja 8, 81-332 Gdynia, powiat: m. Gdynia, woj: pomorskie Zobacz na mapie
Zakres obowiązków: 1. Obsługa kancelaryjna Urzędu:
a) przyjmowanie korespondencji wpływającej do Urzędu oraz jej rozdział, w tym korespondencji elektronicznej,
b) ewidencjonowanie korespondencji w systemie elektronicznego obiegu dokumentów EZD,
c) dekretacja zarejestrowanej korespondencji,
d) roznoszenie zarejestrowanej korespondencji zgodnie z dekretacją,
e) ewidencjonowanie listów w systemie EZD, generowanie książki nadawczej oraz przekazywanie jej na pocztę,
f) przygotowywanie dokumentacji w sprawie wydania duplikatu zwrotki lub reklamacji usługi pocztowej,
g) wyszukiwanie statusu przesyłki w rejestrach pocztowych,
h) nadawanie przesyłek pocztowych za pomocą eNadawcy,
i) odbieranie i wysyłanie poczty elektronicznej,
j) obsługa interesantów, przyjmowanie korespondencji oraz kierowanie ich do właściwych stanowisk merytorycznych,
k) prowadzenie składów chronologicznych obowiązujących w Urzędzie, zgodnie z aktualną instrukcją kancelaryjną.
2. Realizacja zadań związanych z prawidłowym funkcjonowaniem systemu obiegu informacji w Urzędzie, w tym weryfikacja poprawności prowadzonej korespondencji w EZD.
3. Monitorowanie i aktualizacja stanu spraw w Biuletynie Informacji Publicznej.
4. Obsługa narzędzi stosowanych w Urzędzie w szczególności:
a) systemów dedykowanych służbom zatrudnienia m.in. platforma praca.gov.pl, w tym potwierdzanie kont,
b) prowadzenie punktu potwierdzającego profil zaufany.
5. Aktualizowanie danych w bazie kontrahentów w systemie EZD.
a) Obsługa stanowiska Informacji w zakresie:
a) udzielania informacji klientom, znajomość języków obcych Angielski w stopniu co najmniej komunikatywnym,
b) odbierania i przełączania rozmów telefonicznych.
7. Obsługa sekretariatu w szczególności:
a) obsługa narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora Urzędu,
b) prowadzenie terminarza spotkań Dyrektora i zastępców oraz bieżącej korespondencji Dyrektora,
c) obsługa Powiatowej Rady Rynku Pracy,
d) prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
e) prowadzenie obsługi organizacyjnej samodzielnych stanowisk prawnego i IOD.
8. Odpowiedzialność za poprawną realizację umów dot. m.in. usługi nadawania i wysyłania korespondencji.
9. Sporządzanie i aktualizacja instrukcji kancelaryjnej.
Rodzaj umowy: Umowa o pracę na czas określony
Praca tymczasowa oferowana przez agencję: NIE
Wymiar etatu: 1.0
Liczba godzin pracy w tygodniu: 40.0
Liczba godzin pracy w miesiącu: 160.0
Data rozpoczęcia: 03.08.2026
Data zakończenia: 02.02.2027
Wynagrodzenie brutto: od 6 050 do 6 150 PLN
Opis wynagrodzenia: brutto
+ dodatki
System wynagradzania: Czasowy ze stawką miesięczną
Zawód: specjalista administracji publicznej
Zapewnienie wyżywienia: NIE
Zapewnienie zakwaterowania: NIE
Zatrudnienie od zaraz: NIE
Pracodawca pokrywa koszt przejazdu do Polski: NIE
WYMAGANIA
Wymagania konieczne
Wykształcenie:
Pozostałe wymagania
Inne wymagania: Wymagania niezbędne:
a) obywatelstwo polskie,
b) pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,
c) osoba nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
d) nieposzlakowana opinia,
e) kwalifikacje zawodowe: wykształcenie wyższe,
f) doświadczenie zawodowe: minimum 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w wykonywaniu prac administracyjno-biurowych, obejmujących obsługę kancelarii lub obiegu dokumentów,
g) obsługa komputera: bardzo dobra obsługa komputera, w tym MS Office,
h) znajomość języków obcych: angielski w stopniu komunikatywnym,
i) znajomość ustawy kodeks postępowania administracyjnego.
Wymagania dodatkowe:
a) kierunek studiów: preferowany kierunek administracja i pokrewne,
b) doświadczenie zawodowe: odbyty lub w toku staż lub zatrudnienie w publicznych służbach zatrudnienia, doświadczenie zawodowe na stanowisku związanym z obsługą kancelarii oraz obsługą klienta,
c) obsługa komputera w zakresie programu SYRIUSZ, umiejętność obsługi programu EZDok,
d) predyspozycje osobowościowe: samodzielność i inicjatywa w działaniu, wysoka kultura osobista oraz profesjonalne podejście do powierzonych obowiązków, komunikatywność, umiejętność pracy w zespole, odporność na stres.
e) znajomość przepisów ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia oraz Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
Wymagany kwestionariusz i oświadczenia znajdują się w ogłoszeniach o naborze na stronie BIP- PUP Gdynia :
https://bip.pupgdynia.pl/article/nabor-na-stanowisko-od-starszego-referentareferentki-do-starszego-inspektorainspektorki-na-stanowisku-ds-kancelarii-i-informacji?m=186&l=2
DANE PRACODAWCY
Pracodawca: Powiatowy Urząd Pracy w Gdyni
NIP: 5861213088
REGON: 191927734
Adres www: https://gdynia.praca.gov.pl/
Sposób aplikowania: bezpośrednio do pracodawcy
Adres: ul. Hugo Kołłątaja 8, 81-332 Gdynia, powiat: m. Gdynia, woj: pomorskie Zobacz na mapie
Nr telefonu: 58 776 12 62
Język aplikacji: polski
Wymagane dokumenty: Dokumenty można składać:
a) w formie papierowej, opatrzone własnoręcznym podpisem:
osobiście w kancelarii Urzędu pok. 101,
za pośrednictwem operatora pocztowego, na adres: Powiatowy Urząd Pracy w Gdyni, ul. H. Kołłątaja 8, 81-332 Gdynia.
b) w formie elektronicznej:
na adres do e-Doręczeń elektronicznych (ADE): AE:PL-26704-41464-HCRAA-29
w terminie do 19.07.2026 r. liczy się data wpływu dokumentów do Urzędu,
z dopiskiem: Od starszego referenta/starszej referentki do starszego inspektora/starszej inspektorki na stanowisku kancelarii i informacji, w Referacie Organizacyjnym.
W procesie rekrutacji możliwy jest test wiedzy obejmujący zakres ustaw wskazanych w ogłoszeniu o naborze oraz sprawdzenie obsługi programu Word.
Wymagane dokumenty:
a) list motywacyjny,
b) kwestionariusz osobowy dla osób ubiegających się o zatrudnienie,
c) kserokopie dokumentów potwierdzających wykształcenie wyższe,
d) kserokopie innych dokumentów potwierdzających dodatkowe kwalifikacje i umiejętności,
e) oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego,
f) oświadczenie o posiadaniu pełnej zdolności do czynności prawnych,
g) oświadczenie o korzystaniu w pełni z praw publicznych,
h) oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego,
i) oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo skarbowe.
Wymagany kwestionariusz i oświadczenia znajdują się w ogłoszeniach o naborze na stronie BIP- PUP Gdynia.
Dobrowolne podanie innych danych niż wynikające z przepisów prawa traktowane jest jako wyrażenie zgody na ich przetwarzanie poprzez wyraźne działanie potwierdzające.
https://bip.pupgdynia.pl/article/nabor-na-stanowisko-od-starszego-referentareferentki-do-starszego-inspektorainspektorki-na-stanowisku-ds-kancelarii-i-informacji?m=186&l=2
Sposób przekazania dokumentów: Preferowane formy kontaktu: telefon, inny -
(ADE): AE:PL-26704-41464-HCRAA-29
poleca:
