Data ważności ogłoszenia: 18 lipca 2025 (piątek)

Pomoc administracyjna - Jastrzębie-Zdrój, śląskie

Lokalizacja: Jastrzębie-Zdrój
śląskie / powiat Jastrzębie-Zdrój / gmina Jastrzębie-Zdrój

Forma zatrudnienia: umowa o pracę

Stanowisko: 4.1 - Sekretarki, operatorzy urządzeń biurowych i pokrewni

Data dodania: 2025-06-20
Dodane przez: Powiatowy Urząd Pracy w Jastrzębiu-Zdroju
Pracodawca: Miejski Zarząd Nieruchomości
Wymagania niezbędne:
Wykształcenie: zasadnicze branżowe

Numer oferty: StPr/25/0320

WARUNKI PRACY i PŁACY

Miejsce pracy: 1-go Maja 55, 44-335 Jastrzębie-Zdrój, powiat: m. Jastrzębie-Zdrój, woj: śląskie Zobacz na mapie

Zakres obowiązków: 1. Przestrzeganie obowiązującego w Miejskim Zarządzie Nieruchomości Regulaminu Pracy, Regulaminu Organizacyjnego oraz Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy.
2. Przestrzeganie przepisów unijnych i polskich w zakresie ochrony danych osobowych, w szczególności przy przetwarzaniu ich w systemie informatycznym lub na innych nośnikach oraz o ochronie tych danych przed niepowołanym dostępem, nieuzasadnioną modyfikacją lub zniszczeniem, nielegalnym ujawnieniem lub pozyskaniem przez osoby nieupoważnione.
3. Przestrzeganie polityki i procedur Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji w oparciu o normę PN-ISO/IEC 27001:2013 oraz ustawy o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa.
4. Dbanie o dobro pracodawcy, ochronę jego mienia oraz zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
5. Wykonywanie czynności służbowych zgodnie z upoważnieniem nadanym przez Dyrektora Miejskiego Zarządu Nieruchomości.
6. Bieżące śledzenie i przestrzeganie aktów prawnych, uchwał, zarządzeń, instrukcji, regulaminów i ich stosowanie w Miejskim Zarządzie Nieruchomości.
7. Prowadzenie Sekretariatu Dyrektora zgodnie z przyjętymi instrukcjami i regulaminami, w tym kierowanie interesantów do komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za merytoryczne załatwienie sprawy.
8. Obsługa spotkań Dyrektora oraz wpisywanie petentów do zeszytu przyjmowania stron.
9. Przygotowywanie informacji na Sesję Rady Miasta z działalności MZN.
10. Nadzór nad terminowością udzielania odpowiedzi na złożone przez Radnych RM Jastrzębie-Zdrój interpelacje i zapytania.
11. Przyjmowanie, rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz odbieranie listów od pracownika Poczty Polskiej S.A. na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.
12. Kontrola wprowadzonych pism w programie i ich podział do poszczególnych komórek organizacyjnych z dekretem oraz dekretowanie korespondencji od komorników i z sądów.
13. Nadawanie przesyłek w placówce pocztowej.
14. Przygotowywanie korespondencji do wysyłki i analizowanie zestawienia z Poczty Polskiej S.A. odnośnie wysłanych przesyłek.
15. Prowadzenie ewidencji nadanych przesyłek dla WM.
16. Obsługa poczty elektronicznej działu DO i urządzeń biurowych.
17. Prowadzenie rejestru pełnomocnictw, upoważnień zarządzeń Dyrektora MZN oraz innych rejestrów m.in. rejestru skarg i wniosków, rejestru uchwał RM, rejestru zarządzeń i wniosków PM, rejestru kluczy, rejestru przyjmowania stron itp.
18. Ewidencja prenumerat, czasopism, książek i pieczątek zakładowych i imiennych.
19. Aktualizowanie zarządzeń wydanych przez Dyrektora.
20. Dokonywanie inwentaryzacji aktywów Działu Organizacyjnego i składnicy akt oraz wypisywanie wniosków związanych ze zmianą miejsca użytkowania.
21. Udział w audytach z zakresu bezpieczeństwa informacji oraz w innych kontrolach
i udostępnianie dokumentów na żądanie kontrolujących i audytujących
22. Sporządzanie wniosków w programie SUMPT i realizacja budżetu w zakresie przydzielonych zadań m.in. powszechnych usług pocztowych, materiałów biurowych, wyposażenia, prenumeraty, książek, czasopism, pieczątek, brakowanie dokumentacji i innych.
23. W razie potrzeby sporządzanie specyfikacji i zestawień na świadczenie zewnętrznej obsługi prawnej, usług telekomunikacyjnych, powszechnych usług pocztowych itp.
24. Opisywanie faktur VAT z zakresu budżetu działu DO.
25. Archiwizowanie dokumentacji niearchiwalnej w zakresie działu, zgodnie
z obowiązującym JRWA i instrukcją w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt.
26. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, prowadzenie składnicy akt zgodnie
z instrukcją obowiązującą w MZN oraz współpraca w tym zakresie z Archiwum Państwowym.
27. Znajomość przepisów prawnych i orzecznictwa obowiązujących na stanowisku pracy.
28. Nadzór i zabezpieczenie pieczęci zakładowych i imiennych.
29. Udział w szkoleniach i stałe podnoszenie kwalifikacji.
30. Przekazywanie spraw do BIP Urzędu Miasta w zakresie działu DO.
31. Składanie do Biura Zarządzania Jakością Urzędu Miasta oświadczeń dotyczących opublikowanych informacji.
32. Doraźna pomoc w biurze podawczym
33. Współpraca z Radcą Prawnym w zakresie prowadzonych zadań.
34. Pełnienie zastępstwa za nieobecnego pracownika na ustne lub pisemne polecenie bezpośredniego przełożonego.
35. Wykonywanie innych czynności wchodzących w zakres obowiązków, a nie wymienionych oraz zlecanych przez bezpośredniego przełożonego lub Dyrektora Miejskiego Zarządu Nieruchomości.

Praca na 1 zmianę: 07:00-15:00

Rodzaj umowy: Umowa o pracę w zastępstwie

Praca tymczasowa oferowana przez agencję: NIE

Wymiar etatu: 1.0

Liczba godzin pracy w tygodniu: 40.0

Data rozpoczęcia: 01.07.2025

Wynagrodzenie brutto: od 4 840 PLN

System wynagradzania: Czasowy ze stawką miesięczną

Zawód: pracownik biurowy

Typ propozycji: praca stała

Zapewnienie wyżywienia: NIE

Zapewnienie zakwaterowania: NIE

Zatrudnienie od zaraz: NIE