Data ważności ogłoszenia: 2024-06-27

Pracownik administracyjno-biurowy/specjalista ds. sprawozdawczości i mediów - Łabunie, lubelskie

Udostępnij

Lokalizacja: Łabunie
lubelskie / powiat zamojski / gmina Łabunie

Forma zatrudnienia: umowa o pracę

Stanowisko: 4.1 - Sekretarki, operatorzy urządzeń biurowych i pokrewni

Data dodania: 2024-05-28
Dodane przez: Powiatowy Urząd Pracy w Zamościu
Pracodawca: ZDI SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Wymagania niezbędne:
Wykształcenie: średnie zawodowe

Numer oferty: StPr/24/1296

WARUNKI PRACY i PŁACY

Miejsce pracy: Orzechowa 10, 22-437 Łabunie, powiat: zamojski, woj: lubelskie Zobacz na mapie

Zakres obowiązków: Wykonywanie zadań biurowych i obsługa urządzeń biurowych,
odbieranie telefonów i łączenie rozmów z poszczególnymi pracownikami i obsługa korespondencji firmowej i poczty e-mail,
prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej, segregowanie i przekazywanie korespondencji do poszczególnych komórek organizacyjnych, dbanie o prawidłowy przepływ informacji, dbanie o wewnętrzny obieg dokumentów,
pilnowanie terminów odpowiedzi na pisma
obsługa przesyłek pocztowych i kurierskich,
rozwożenie korespondencji,
wyszukiwanie, gromadzenie i przygotowywanie dokumentów,
redagowanie pism (przygotowywanie propozycji pism/odpowiedzi) i prowadzenie właściwych rejestrów,
archiwizowanie korespondencji i dokumentów w tym wykonywanie kopii (scany) zgodnie z przyjętym systemem
nadzorowanie i utrzymywanie w wymaganym stanie wyposażenia sekretariatu, Inżynierów Kontraktu i podległej sali konferencyjnej
Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem i funkcjonowaniem biura i jego wyposażenia technicznego (robienie zakupów, dbanie o sprzęty biurowe, opisywanie i wysyłanie faktur, prowadzenie rejestru wydatków biura Konsultanta),
prowadzenie biura zarządu/inżyniera kontraktu
prowadzenie kalendarza zarządu/Inżyniera Kontraktu i organizowanie spotkań oraz wyjazdów biznesowych, kalendarza kontraktu
organizacja wizyt gości, obsługa spotkań, rad budowy, rad technicznych
przyjmowanie wszystkich interesantów, informowanie ich o możliwościach załatwienia sprawy i skierowanie do właściwej osoby
otwieranie i zamykanie biura budowy Spółki, oraz umożliwienie dostępności do biura, w tym odpowiedzialność za powierzone mienie
wykonywanie poleceń przełożonych,
działania i koordynacja prac z pracownikami Firmy oraz Zespołem Kierownika Projektu na potrzeby Kontraktu w terminach Umownych
przygotowywanie HPPK dla Kontraktu, faktur Konsultanta
pilnowanie list obecności pracowników na kontrakcie, w tym pilnowanie dniówek/ Sprawowanie kontroli nad prawidłowym codziennym (od poniedziałku do piątku) przekazywaniem kompletnego skanu list obecności Personelu Konsultanta w czasie wyznaczonym Umową na Nadzór
sprawdzenie Planu płatności Wykonawcy
pozyskiwanie od Specjalistów aktualnych danych i przekazywanie Zamawiającemu monitoringów w terminach wyznaczonych
prowadzenie działań informacyjno promocyjnych Zamawiającego/Inwestora w szczególności takich jak:
1.Współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie przepływu informacji medialnej dotyczącej projektu, 2.Organizacja, przy akceptacji pracownika Zamawiającego/Inwestora, wizyt, wizytacji, kontroli, wycieczek itp. na budowie, minimum dwa razy w roku w okresie od rozpoczęcia Robót do ostatniego Świadectwa Przejęcia, tj.
3. Współpraca z lokalną społecznością w zakresie udzielania aktualnej informacji
o postępie prac projektowych oraz robót, przyjętych rozwiązaniach projektowych, występujących utrudnieniach i objazdach oraz interweniowanie na zgłoszenia mieszkańców w związku z realizacją Projektu oraz po jego zakończeniu tj. do wystawienia Świadectwa Wykonania
4. Organizacja za pomocą Pracodawcy spotkań z lokalną społecznością w kwestii podejmowania prób polubownego rozstrzygania sporów
przygotowywanie i udostępnianie na stronie internetowej materiałów według zapisów zawartych w OPZ (prowadzenie dokumentacji fotograficznej (w tym obróbka zdjęć) i filmowej (w tym montowanie filmów na stronę Internetową z budowy), gromadzenie informacji odnośnie Kontraktu) oraz cotygodniowe prowadzenie aktualizacji informacji na stronie internetowej;
prowadzenie zestawień aktualnych umów z gestorami sieci, prowadzenie rejestru aktualnych podwykonawców i usługodawców związanych z realizacją Kontraktu, prowadzenie rejestru z pracy Weryfikatorów, prowadzenie rejestru historii działań związanych z Projektem Budowlanym, Technicznym i Wykonawczym, prowadzenie rejestru ubezpieczeń na Kontrakcie oraz prowadzenie innych rejestrów związanych z obsługą Kontraktu, prowadzenie monitoringu polis ubezpieczeniowych wraz z regularnym ich przekazywaniem do Zamawiającego w terminach wyznaczonych, oraz wszelkich innych zleconych przez Pracodawcę
przygotowywanie propozycji pism i odpowiedzi na pisma Wykonawcy i Zamawiającego dotyczących obowiązków specjalisty ds. kontaktów ze społecznością i promocji;
pilnowanie terminów odpowiedzi na pisma, comiesięcznych Raportów Konsultanta/Zamawiającego/Inwestora, sprawozdań i innych
przygotowywanie wszystkich Raportów min. Tygodniowych z mobilizacji sprzętu i godzin pracy Wykonawcy, Zamknięcia oraz przygotowywanie Raportów Miesięcznych z przebiegu prac projektowych oraz wyników weryfikacji dokumentacji projektowej, sporządzanie protokołów z Miesięcznych Narad Budowy,
organizacja i uczestnictwo w spotkaniach prowadzonych online (zdalnie) sporządzanie notatek ze spotkań na prośbę Zamawiającego, uczestnictwo w spotkaniach organizowanych przez strony sporządzanie notatek ze spotkań
analiza i weryfikacja wszystkich Raportów min. Tygodniowych i Miesięcznych Wykonawcy, oraz sporządzanie protokołów z cotygodniowych Narad Technicznych,
przygotowywanie agendy z działań Inżyniera/Koordynatora/Inżyniera Wiodącego oraz Wykonawcy w omawianym okresie sprawozdawczym na każdą Naradę Techniczną, na każdą Radę Budowy,
prowadzenie korespondencji i archiwizacji w zakresie swoich obowiązków (raporty, protokoły, pisma),
przygotowanie propozycji pism i odpowiedzi na pisma Wykonawcy i Zamawiającego w zakresie zleconym przez przełożonego,
prowadzenie innych rejestrów związanych z obsługą Kontraktu

Rodzaj umowy: Umowa o pracę na czas określony

Praca tymczasowa oferowana przez agencję: NIE

Wymiar etatu: 1.0

Liczba godzin pracy w tygodniu: 40.0

Liczba godzin pracy w miesiącu: 160.0

Data rozpoczęcia: 01.06.2024

Wynagrodzenie brutto: od 4 242 PLN

System wynagradzania: Czasowy ze stawką miesięczną

Zawód: pracownik biurowy

Zapewnienie wyżywienia: NIE

Zapewnienie zakwaterowania: NIE

Zatrudnienie od zaraz: NIE