Audyt językowy a zarządzanie kompetencjami językowymi w firmie

Komunikatywna znajomość języka, czyli ocena umiejętności językowych podczas rekrutacji

Znajomość języków obcych, szczególnie angielskiego, stanowi obecnie wymóg rekrutacyjny dla większości pracodawców. Najczęściej szukane są osoby, które posługują się danym językiem na poziomie B2 (średniozaawansowanym), zarówno w mowie, jak i w piśmie. To umożliwia im dość sprawne komunikowanie się w środowisku obcojęzycznym. Ważne, by obiektywnie sprawdzić tę kompetencję w procesie rekrutacji i nie wpaść w pułapkę często stosowanych praktyk.

Bardzo często otrzymujemy aplikacje od osób, które swoją znajomość języka określają jako dobrą lub komunikatywną. Niestety to nie tylko nic nie mówi pracodawcy, a może wręcz mijać się z prawdą. Dzieje się tak, ponieważ osobie rekrutowanej ciężko samej adekwatnie ocenić poziom znajomości języka. Czasami, aby lepiej wypaść podczas rekrutacji, przecenia swoje umiejętności językowe w CV, wierząc że może się uda i rekruter nie będzie chciał rozmawiać w obcym języku.

Ale co wtedy, jeśli jednak będzie chciał? Wciąż dominuje model, w którym podczas rozmowy kwalifikacyjnej kilka pytań zadawanych jest w języku obcym. Najczęściej dotyczą one czasu wolnego, zainteresowań, doświadczenia zawodowego czy motywów ubiegania się o dane stanowisko. Spodziewając się takich pytań, wiele osób już zawczasu przygotowuje odpowiedzi. W efekcie podczas rekrutacji stwarzają wrażenie biegłości w komunikowaniu się w języku obcym, a później - w praktyce - mają problem z rozmową przez telefon z zagranicznym kontrahentem.

Odwrotna sytuacja może mieć miejsce podczas rekrutacji na stanowiska techniczne. Osoba, którą rekrutujemy, może znać specjalistyczne słownictwo z danej branży lub swobodnie opowiadać o zastosowaniu danej technologii, na przykład w programowaniu, ale nie oznacza to, że z łatwością poradzi sobie z mniej formalną komunikacją z klientem podczas spotkania lub na konferencji.

Kolejną pułapką może okazać się opieranie swojej oceny jedynie na certyfikatach językowych dostarczonych przez osoby rekrutowane. Takie certyfikaty są z pewnością przydatne dla rekruterów, jednak trzeba zachować szczególną czujność. Osoba legitymująca się certyfikatem językowym, jeśli przez kilka lat po jego zdaniu nie doskonaliła i nie utrwalała języka, nie będzie posługiwała się nim już tak sprawnie. Pamiętajmy, że wynik egzaminu językowego jest ważny maksymalnie przez 2 lata od momentu jego zdania - nawet jeśli nie jest to określone na certyfikacie.

Podsumowując: podczas rekrutacji należy zweryfikować umiejętności językowe każdej osoby, bez względu na to, czy dysponuje ona certyfikatem językowym, czy chwali się biegłą znajomością języka. Pytania dobierajmy w taki sposób, by sprawdzić szeroki zakres obszarów tematycznych i umiejętności. Poza sprawdzeniem znajomości słownictwa i struktur gramatycznych, a także rozumienia ze słuchu i rozumienia tekstu czytanego, powinniśmy zweryfikować praktyczną umiejętność budowania wypowiedzi ustnych i pisemnych. Z naszego doświadczenia wynika, że poziom biernej i czynnej znajomości języka mogą znacząco się różnić.

Kogo wysłać na projekt zagraniczny, czyli ocena umiejętności językowych pracowników

A co z pracownikami, których już zatrudniliśmy? Prowadzenie dokładnej ewidencji ich umiejętności językowych to nie tylko dobra praktyka HR, ale kluczowy czynnik w efektywnym zarządzaniu zasobami ludzkimi. Pozwala:

- analizować umiejętności językowe pracowników pod kątem profili kompetencyjnych i wymagań dla danego stanowiska;

- efektywnie zarządzać kompetencjami językowymi pracowników, realnie oceniając możliwości nawiązania współpracy z zagranicznymi kontrahentami;

- identyfikować potrzeby szkoleniowe i odpowiednio opracowywać ścieżki rozwoju pracowników;

- prawidłowo określać cele kursów językowych w firmie - zarówno krótkoterminowych, nastawionych na aspekty operacyjne i doskonalenie konkretnych umiejętności językowych, jak i długoterminowych, spełniających założenia strategiczne firmy.

Dokonując cyklicznej, obiektywnej oceny znajomości języków obcych wśród pracowników firmy, nie będziemy mieli problemu z wybraniem pracowników do nowego zagranicznego projektu. Właściwie wskażemy tych, którzy doskonale poradzą sobie na międzynarodowej konferencji lub na zagranicznych targach, sprawdzą się w negocjacjach z zagranicznymi klientami, przygotują profesjonalną ofertę do przetargu, czy też zapewnią wysoką jakość obsługi klienta i usług posprzedażowych w języku obcym. Kontakty z kontrahentami z całego świata wymuszają umiejętność sprawnej komunikacji w codziennych sytuacjach biznesowych.

Wiedza na temat kompetencji językowych naszych pracowników i odpowiednie jej wykorzystanie to często czynniki decydujące o sukcesie potencjalnych transakcji. Ponadto pozwalają zwiększyć wiarygodność firmy oraz zyskać dobrą reputację w oczach zagranicznych klientów.

Czy pracownicy robią jakieś postępy, czyli pomiar efektywności szkoleń i sposób na motywację pracowników

Firmy inwestują w szkolenia podnoszące kwalifikacje językowe pracowników, jednak działają w tej kwestii coraz ostrożniej. Coraz większą wagę przykładają do kontroli efektywności wybranych szkoleń i odpowiedniego motywowania pracowników. Chcą wybierać kursy, które rzeczywiście podnoszą kompetencje językowe pracowników i pozytywnie wpływają na rozwój przedsiębiorstwa.

Często jednak, rozmawiając z osobami odpowiedzialnymi za szkolenia językowe w firmach, dowiaduję się, że mimo wieloletniego dofinansowania pracownikom szkoleń, trudno ocenić postępy kursantów w nauce. Niektórzy pracownicy od kilku dobrych lat uczestniczą na przykład w kursach na poziomie B1, a w przypadku konieczności poprowadzenia prezentacji po angielsku nie ma kogo oddelegować. Jak temu zapobiec?

Jednym z najlepszych rozwiązań okazuje się przeprowadzenie oceny umiejętności językowych pracowników - i to najlepiej zarówno przed szkoleniem, jak i po nim. Ważne jest określenie etapu startowego, czyli aktualnego poziomu znajomości języka szkolonych, a także głównego celu szkolenia, czyli poziomu lub umiejętności, które pracownicy mają uzyskać po zakończeniu nauki. Cel szkolenia powinien być mierzalny i określony w czasie. Dzięki temu szkoła językowa będzie mogła dopasować intensywność szkolenia i częstotliwość zajęć, a firma - odpowiednio skonstruować budżet. Weryfikacja postępów pozwoli monitorować realizację założonych celów, podjąć dalsze decyzje dotyczące szkoleń oraz zracjonalizować wydatki poniesione na rozwój kompetencji językowych pracowników.

Weryfikacja postępów to nie tylko bogate źródło informacji dla firmy, ale również dobry sposób na podniesienie motywacji pracowników do nauki. Kursanci znają cel szkolenia oraz czas, w którym powinni osiągnąć określony poziom języka. Dodatkowo otrzymują informację na temat osiąganych wyników nauki, swoich mocnych stron, a także braków wraz z informacją, jak należy je nadrobić. Dzięki temu aktywnie angażują się w naukę. Świadomość, że postępy są regularnie sprawdzane przez pracodawcę, działa motywująco na uczestników szkoleń. Pracownicy wiedzą, że firma traktuje naukę języków poważnie, a proces kształcenia jest przemyślany i usystematyzowany.

Profesjonalny audyt językowy w zarządzaniu kompetencjami językowymi

We wszystkich trzech wyżej wymienionych sytuacjach niezastąpiony okazuje się audyt językowy, czyli zaawansowane narzędzie diagnostyczne, które usprawnia procesy HR, począwszy od rekrutacji pracowników po zarządzanie szkoleniami językowymi w firmie. Jak powinien wyglądać profesjonalny audyt językowy?

Przede wszystkim powinien być przeprowadzony przez specjalistów w tym zakresie, a więc firmy posiadające autorskie i kompleksowe narzędzie diagnostyczne zawierające zarówno część pisemną, jak i ustną. Podczas gdy część pisemna sprawdza bierną znajomość słownictwa i struktur gramatycznych, czytanie, rozumienie ze słuchu oraz pisanie w języku obcym, część ustna weryfikuje praktyczną umiejętność budowania wypowiedzi ustnych, w tym zasób słownictwa, poprawność gramatyczną, płynność mówienia oraz wymowę.

Duże firmy i korporacje o rozproszonej strukturze powinny wybrać firmę audytującą, która będzie w stanie przejąć logistykę i zorganizować audyt wśród pracowników wielu oddziałów firmy na terenie całej Polski. Dobrym rozwiązaniem w takim przypadku będzie też możliwość przeprowadzenia audytu online.

Każdy audyt powinien być dostosowany do potrzeb danej organizacji. Poza sprawdzeniem ogólnej znajomości języka wśród pracowników warto zweryfikować ich umiejętność komunikowania się w języku obcym w różnych sytuacjach biznesowych. Inne pytania powinna otrzymać kandydatka na asystentkę (ważna tu będzie umiejętność swobodnej konwersacji w języku angielskim), a inne osoba, do której codziennych obowiązków będą należały negocjacje z klientami firmy. Ponadto doświadczony audytor dopasowuje stopień trudności pytań do poziomu zaawansowania językowego osoby audytowanej. Sprawdza znajomość słownictwa z różnych dziedzin.

Wyniki audytu powinny być przedstawione w formie pisemnego raportu opartego na powszechnie uznawanym opisie poziomów według skali Rady Europy (CEF - Common European Framework). Na podstawie tych standardów należy ustalać cele szkoleń, a następnie mierzyć ich efekty. Poza poziomem i wynikiem procentowym testu, raport powinien zawierać opis umiejętności językowych każdej osoby audytowanej wraz ze wskazaniami dotyczącymi dalszego rozwoju w zakresie języka obcego.

Audyt językowy uwzględniający powyższe aspekty z pewnością pozwoli firmie zrekrutować osoby o odpowiednim poziomie znajomości języka, poznać rzeczywiste kompetencje pracowników, a także efektywnie zarządzać szkoleniami. Ustandaryzowany i obiektywny system oceny kompetencji językowych pracowników to dla kierownictwa firmy namacalny dowód postępów dokonanych przez pracowników. Dzięki systematycznej kontroli postępów firma ma możliwość mierzenia poziomu zwrotu z inwestycji w szkolenia językowe, a co za tym idzie podejmowania trafnych decyzji o kontynuacji lub zaprzestaniu szkoleń. Trafna diagnoza i odpowiednio zaplanowany proces nauczania z pewnością przyniosą oczekiwane rezultaty: zwiększenie liczby klientów, dobrze dobrany zespół oraz skuteczną komunikację z całym światem.